Encontrando o melhor aplicativo de gerenciamento de projetos do Google Workspace para sua equipe

*Este artigo foi traduzido automaticamente pelo Google.

A busca por um aplicativo de gerenciamento de projetos do Google Workspace pode parecer entrar em uma festa cheia de desenvolvedores embriagados gritando que têm a melhor integração. Mas a integração não é linear; é um espectro, e as necessidades de cada um são diferentes.

Sejamos honestos: para muitas equipes, o Google Workspace é a espinha dorsal do nosso dia a dia de trabalho. Vivemos no Gmail, respiramos no Google Drive e nosso coração bate no ritmo do Google Agenda… tudo muito poético.  Mas, falando sério, é uma ferramenta poderosa para comunicação. Isso até que se trate de gerenciar um projeto complexo com prazos variáveis, múltiplos stakeholders e uma montanha de dependências.  Claro que existem soluções.

1. Você provavelmente já tentou usar o Google Sheets como ferramenta de controle de projetos.
2. Você provavelmente já experimentou o Google Tasks, apenas para perceber que ele é um pouco básico demais para uma equipe de dez pessoas. 

Isso nos leva a uma encruzilhada crucial que toda equipe em crescimento eventualmente enfrenta: 

Como obter gerenciamento de projetos de nível profissional sem sair do ecossistema do Google que você já adora?

Alguns aplicativos permitem apenas que você anexe um arquivo do Drive e pronto. Outros permitem que você faça login com sua conta do Google. Mas também existe um que funciona dentro do seu Workspace, sincronizando em tempo real e usando sua infraestrutura do Google .

Não sabe por onde começar? Nós entendemos; por isso, a Kanbanchi preparou este guia. Não vamos apenas listar um monte de ferramentas, mas  sim explorar por que uma integração intuitiva é o segredo para a produtividade da equipe e como identificar o aplicativo que realmente fará parte da sua equipe, em vez de se tornar mais uma assinatura não utilizada.

Vamos analisar:

• A realidade das funcionalidades nativas de gestão de projetos do Google.
• Por que ferramentas similares ao Google frequentemente falham onde ferramentas integradas ao Google têm sucesso.
• Uma análise detalhada das funcionalidades que transformam um aplicativo simples em uma ferramenta de produtividade.
• Por que o Kanbanchi continua sendo a principal escolha para equipes que desejam manter seu fluxo de trabalho inteiramente dentro do Google Workspace.

O Google possui uma ferramenta nativa de gerenciamento de projetos?

“Por que o Google ainda não criou sua própria versão do Trello ou do Asana?”

Essa é a pergunta de um milhão de dólares. A resposta é simples, mas um pouco frustrante: o Google fornece os blocos de construção, mas espera que você construa a casa. Chato, mas verdade. Então, você precisa procurar em outro lugar por uma ferramenta que sirva para tudo, mas geralmente há uma variedade enorme de opções. 

Então, você volta ao básico. Se você olhar apenas para o conjunto de ferramentas do Google Workspace, verá uma coleção de ferramentas incrivelmente poderosas e especializadas … 

No entanto, nenhum deles foi projetado especificamente para ser um aplicativo de gerenciamento de projetos do Google Workspace pronto para uso. Em vez disso, o Google oferece o que gostamos de chamar de Gerenciamento de Projetos Simplificado, por meio de uma combinação de vários aplicativos que, em teoria, deveriam funcionar em harmonia: Planilhas Google, Tarefas Google, Keep e Gmail.

Os próprios aplicativos do Google ajudam em parte. O Planilhas funciona como um rastreador de tarefas até que as fórmulas parem de funcionar. O Tarefas gerencia listas de tarefas pessoais, mas não permite atribuir tarefas a outras pessoas. O Keep é bom para ideias e nada mais. Os marcadores do Gmail organizam a caixa de entrada sem nunca mostrar um fluxo de trabalho.

Isso não é exatamente uma crítica. Esses aplicativos foram criados para comunicação e documentação, não para orquestrar o trabalho.

A próxima questão é: quando as ferramentas nativas se esgotarem, o que você deve realmente procurar  em um aplicativo?

Qual é a solução?

Embora seja possível gerenciar um projeto usando apenas as ferramentas nativas do Google, você está essencialmente pedindo à sua equipe que execute trabalho manual para manter o sistema atualizado. Você acaba gastando mais tempo gerenciando a ferramenta do que gerenciando o projeto em si.

O Google sabe disso, e é por isso que criou o Google Workspace Marketplace, um centro para aplicativos especializados como o Kanbanchi, que se baseiam nos componentes básicos do Google para oferecer uma plataforma de gerenciamento de projetos profissional e de alto desempenho.

Você pode encontrar o Kanbanchi entre os principais nomes na categoria de gerenciamento de projetos no Google Workspace Marketplace.

Por que você e sua equipe precisam de um aplicativo dedicado de gerenciamento de projetos do Google Workspace?

Se você está gerenciando projetos usando uma combinação de planilhas e trocas de e-mails, provavelmente sente uma constante sensação de ansiedade. Será que todos viram a última atualização na planilha? Será que essa é a versão final do arquivo do Drive?

Quando sua equipe depende de ferramentas improvisadas, você não está apenas perdendo tempo; está perdendo clareza. Veja por que um aplicativo dedicado não é mais um luxo, mas uma necessidade para equipes que priorizam o Google.

Muita troca de contexto

Estudos sugerem que pode levar até 23 minutos para recuperar totalmente o foco após uma distração. Cada vez que um membro da equipe sai do Gmail para abrir uma ferramenta de gerenciamento de projetos separada e não integrada, ele paga um “imposto” pela troca de contexto.

Um aplicativo dedicado do Google Workspace elimina isso. Ele traz os dados do projeto para a localização atual da sua equipe: sem novas guias, sem novos logins, sem complicações.

Você precisa de uma única fonte de trabalho.

Em um ambiente padrão do Google, as informações ficam dispersas. O feedback do cliente está em um e-mail, o cronograma do projeto está em uma planilha do Google e os arquivos estão em uma pasta do Drive.

Um aplicativo de gerenciamento de projetos dedicado funciona como a cola. Ele reúne e-mails, arquivos e cronogramas em um único cartão.  Quando um membro da equipe visualiza uma tarefa, ele vê o contexto completo, não apenas um fragmento.

Você precisa de uma melhor visualização de tarefas.

Os seres humanos são criaturas visuais. Embora o Google Sheets seja ótimo para dados, é péssimo para fluxo de trabalho.  Um aplicativo dedicado oferece:

• Quadros Kanban: Para visualizar os gargalos em tempo real.
• Diagramas de Gantt: Para entender como um atraso na Etapa A afeta a Etapa Z.
• Visualizações da carga de trabalho da equipe: para garantir que ninguém esteja sobrecarregado enquanto outros estão ociosos.

O gráfico de Gantt é uma ferramenta perfeita para a visualização de projetos.

Você precisa ter Responsabilidade Automatizada.

Em uma planilha, se um prazo expira, a célula simplesmente permanece lá, silenciosamente ficando vermelha (se a formatação estiver configurada corretamente). 

Em um aplicativo dedicado, o sistema trabalha para você. Ele envia uma notificação ao proprietário, atualiza o gerente de projeto e ajusta as tarefas dependentes.

Na realidade, é simples: o Google Workspace é o motor, mas um aplicativo de gerenciamento de projetos dedicado é o painel de controle. Você não dirigiria um carro sem velocímetro e indicador de combustível, certo?

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Principais recursos a serem considerados em um aplicativo de gerenciamento de projetos do Google Workspace

Nem todas as integrações são iguais. Alguns aplicativos afirmam ser desenvolvidos para o Google, mas parecem um elemento externo indesejado.  Ao avaliar suas opções, procure por estes recursos indispensáveis.

A. Recursos de integração

1. Integração nativa com o Google Drive

Isso é mais do que apenas anexar um arquivo.  A verdadeira integração permite que você crie documentos do Google diretamente do cartão do projeto. Ela deve usar suas permissões existentes do Drive, para que você não precise gerenciar um conjunto totalmente novo de configurações de compartilhamento.

2. Sincronização com o Google Agenda

Se você alterar um prazo no seu aplicativo de gerenciamento de projetos, ele deverá ser atualizado automaticamente no seu Google Agenda.  Caso contrário, você terá que voltar a inserir os dados manualmente, e é exatamente isso que estamos tentando evitar.

3. Autenticação única (SSO)

Sua equipe deve fazer login usando a conta do Google. Ponto final.  Sem senhas novas para esquecer e acesso com um clique para o departamento de TI gerenciar os usuários.

4. Funcionalidades do complemento do Gmail

Os melhores aplicativos de gerenciamento de projetos se integram à barra lateral do Gmail.  Isso permite que você converta um e-mail recebido em uma tarefa com um clique, sem sair da sua caixa de entrada.

5. Colaboração em tempo real

Uma das melhores coisas do Google Docs é ver outras pessoas digitando em tempo real.  Seu aplicativo de gerenciamento de projetos deveria proporcionar a mesma sensação. Se um colega de equipe mover um cartão, você deve vê-lo deslizar pela tela instantaneamente.

B. Os recursos que o Google não possui

6. Quadros Kanban

Muito mais do que “apenas” uma lista. Os quadros Kanban oferecem uma poderosa representação visual dos fluxos de trabalho. Qual a função dos quadros Kanban? Os cartões de tarefas movem-se logicamente por colunas personalizáveis. Veja este exemplo: 

• Lista de pendências
• Pendência
• Em andamento
• QA
• Feito

Qual o valor dos quadros Kanban? As equipes obtêm clareza instantânea sobre o status de cada tarefa, e os gargalos são imediatamente identificados. Os quadros Kanban eliminam a necessidade de reuniões de status apenas para entender o que está em andamento e o que está parado.

7. Gráficos de Gantt

Sem dúvida, o recurso mais crucial que falta no Google Workspace nativo. Os gráficos de Gantt são essenciais para projetos complexos com cronogramas interligados. Qual a função dos gráficos de Gantt? Eles oferecem uma visualização em linha do tempo que exibe:

• Duração da tarefa
• Sequenciamento
• Dependências

Qual a importância dos diagramas de Gantt? É mais fácil vincular a Tarefa A à Tarefa B. Se a Tarefa A atrasar dois dias, todo o cronograma subsequente é ajustado automaticamente. Isso é fundamental para mitigar riscos e garantir um planejamento preciso, tornando-se um componente poderoso do software de acompanhamento de projetos do Google.

8. Gestão de Recursos e Carga de Trabalho

Atribuir tarefas simplesmente não basta; você precisa visualizar a capacidade da sua equipe e evitar o esgotamento ou a subutilização de recursos. Qual a função da Gestão de Recursos? Você terá acesso a visualizações dedicadas que mostram todas as tarefas atribuídas e o esforço/tempo estimado para cada uma, proporcionando uma visão rápida de quem está sobrecarregado e quem tem disponibilidade.

Qual o valor da gestão de recursos? Ela permite que os gerentes de projeto equilibrem as cargas de trabalho de forma eficaz, garantindo a utilização eficiente dos recursos em todo o portfólio.

9. Controle de tempo

O controle preciso do tempo é essencial para faturar clientes, avaliar o escopo do projeto e aprimorar estimativas futuras. Qual a função do controle de tempo? É um recurso integrado brilhante que permite aos membros da equipe registrar o tempo gasto diretamente em um cartão de tarefa.

Qual o valor do controle de tempo? Ele fornece dados objetivos para medir a eficiência, garantir a responsabilidade e calcular com precisão o custo de entrega do projeto. Esses recursos, em conjunto, transformam um Google Workspace padrão em um ambiente pronto para uso por pequenas e médias empresas.

Por que o Kanbanchi é a principal escolha para equipes que priorizam o Google?

Existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos que se integram ao Google Workspace. Mas aí existe o Kanbanchi .

Enquanto a maioria dos aplicativos funciona como convidados de terceiros, o Kanbanchi opera como se tivesse nascido no ecossistema do Google. É o único aplicativo projetado especificamente para funcionar dentro do ecossistema do Google. Para equipes que adotaram o Google integralmente, isso não é apenas uma preferência; é uma vantagem competitiva.

Me sinto em casa.

O maior obstáculo para qualquer novo software é a adoção. Se ele parecer ou for estranho, sua equipe resistirá a usá-lo. 

O Kanbanchi espelha a interface do Google tão fielmente que praticamente não há curva de aprendizado. Ele utiliza a mesma estética limpa e navegação intuitiva que sua equipe já usa no Drive e no Gmail.

Segurança que os departamentos de TI adoram

Como o Kanbanchi é um aplicativo desenvolvido inicialmente pelo Google, ele aproveita a segurança de nível empresarial do Google.

• Residência de dados: os dados e arquivos do seu projeto permanecem no seu Google Drive.
• Permissões: Respeita as configurações de compartilhamento que você já definiu em sua organização.
• Sem credenciais extras: o SSO com um clique significa que seu gerente de TI não precisa se preocupar com mais uma brecha de segurança de TI paralela.

Integração perfeita com Gmail e Drive

A integração não deve ser apenas um botão; deve ser um fluxo de trabalho. O Kanbanchi vai além de qualquer outro aplicativo no mercado, concentrando-se nos Três Pilares da experiência do Google, conforme descrito no início do nosso guia.

1. O complemento do Gmail: Caixa de entrada para ação

Quantos projetos começam com um único e-mail? 

Com o complemento Kanbanchi para Gmail, você pode transformar uma solicitação do cliente em um cartão de tarefa sem sair da conversa.

O corpo do e-mail se torna a descrição da tarefa e os anexos são vinculados instantaneamente. É o fim do gerenciamento de projetos baseado em copiar e colar.

2. Google Drive como seu sistema de arquivos

No Kanbanchi, você não envia arquivos para uma nuvem separada. 

Você pode vinculá-los diretamente do Drive. Melhor ainda, você pode criar um novo documento do Google, planilha ou apresentação a partir de um cartão do Kanbanchi.

Ele é salvo automaticamente na pasta correta do projeto no Drive, mantendo seu arquivo digital perfeitamente organizado.

3. Google Agenda: A Agenda Mestra

A sincronização do Kanbanchi com o Google Agenda é revolucionária. Quando um gerente de projeto ajusta um cronograma no gráfico de Gantt ou no quadro Kanban, a alteração é refletida na agenda do Google do membro da equipe. Isso garante que o trabalho e o tempo do projeto estejam sempre alinhados, evitando sobrecarga de trabalho e atrasos em marcos importantes.

O evento “Exposição em Londres” contém um link direto para o cartão Kanbanchi correspondente, criando uma ponte perfeita entre a agenda da equipe e o fluxo de trabalho do projeto.

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Guia passo a passo do Kanbanchi: Configurando seu primeiro quadro

A transição para uma ferramenta de gestão de projetos coesa é mais fácil do que você imagina ao usar uma abordagem integrada como a oferecida pelo Kanbanchi. Como o Kanbanchi já opera dentro do Google Drive, a configuração é intuitiva e familiar. Os próximos passos ajudam a estabelecer um fluxo de trabalho eficiente de gestão de projetos do Google para sua equipe.

Passo 1: Centralize seu Google Drive

A melhor base para um fluxo de trabalho de projeto bem-sucedido no Google Workspace é um Drive limpo e organizado.

Primeira ação principal

Crie uma pasta principal para o seu projeto. Aqui está um exemplo:

O lançamento de um site para um produto de software exigiria a criação de subpastas para os principais arquivos. Por exemplo, Rascunhos, Arquivos, Comunicações com o Cliente.

Qual o valor desta ação fundamental?

Ele centraliza todos os documentos, planilhas e apresentações relacionados, facilitando a localização e a vinculação posterior dos mesmos.

Passo 2: Crie um quadro Kanbanchi no Drive

Em vez de alternar entre aplicativos, você cria seu painel de projeto diretamente no mesmo local onde seus arquivos estão armazenados.

Primeira ação principal

1. Acesse a pasta principal do seu projeto.
2. Clique em “Novo” 
3. Selecione Kanbanchi na lista (assim como você selecionaria um documento do Google). 
4. Dê um nome ao seu painel (ex.: Lançamento do site do produto de software)

Qual o valor desta ação fundamental?

O arquivo do conselho agora tem a mesma prioridade que seus outros documentos, simplificando o compartilhamento e as permissões de segurança.

Passo 3: Defina as colunas do seu fluxo de trabalho

As colunas do seu quadro Kanban representam as fases do ciclo de vida do seu projeto. Fluxos de trabalho padrão são um ótimo ponto de partida.

Primeira ação principal

Defina listas como:

1. Lista de pendências (ideias/tarefas futuras)
2. Em andamento (trabalho ativo)
3. Necessita de revisão
4. Feito

Personalize-os para refletir o processo da sua equipe, por exemplo, adicionando uma coluna de Design ou de Teste.

Qual o valor desta ação fundamental?

Isso estabelece uma “linha de montagem visual”. Ao arrastar e soltar tarefas entre as colunas, toda a equipe entende instantaneamente o status atual.

Passo 4: Preencha o quadro e anexe os arquivos da unidade.

Adicione tarefas e certifique-se de que elas estejam conectadas aos recursos necessários.

Primeira ação principal

Crie um cartão para cada entrega principal. Atribua um responsável e uma data de vencimento. Use o recurso de anexo para vincular diretamente ao documento Google Docs, Planilhas ou Apresentações relevante armazenado na sua pasta do Drive.

Qual o valor desta ação fundamental?

Elimina a pergunta “Onde está esse arquivo?”. Todo o contexto e os recursos estão consolidados no próprio cartão da tarefa.

Passo 5: Domine a Linha do Tempo com a Visualização de Gantt

Após definir suas tarefas, mude para a visualização da linha do tempo para estabelecer relações críticas.

Primeira ação principal

Alterne para a visualização do gráfico de Gantt. Ajuste as linhas do tempo graficamente esticando as barras de tarefas. Adicione dependências entre os cartões para visualização e acompanhamento.

Qual o valor desta ação fundamental?

Calcule instantaneamente o percurso do projeto e compreenda o efeito cascata de qualquer atraso, garantindo uma gestão de riscos proativa.

Passo 6: Sincronizar marcos importantes com o Google Agenda

Garanta que os prazos do projeto apareçam automaticamente junto com as reuniões e compromissos diários.

Primeira ação principal

Conecte seu quadro Kanbanchi ao Google Agenda da sua equipe. Todos os cartões com datas de vencimento podem aparecer como eventos de dia inteiro ou tarefas agendadas.

Qual o valor desta ação fundamental?

Elimina a entrada manual de dados, proporcionando aos membros da equipe uma visão única e confiável de todos os seus compromissos, como reuniões e entregas de projetos. Esse processo mantém tudo organizado e fácil de acompanhar.

Automatizando fluxos de trabalho com o Gmail

Para muitas equipes de projeto, o processo de gerenciamento de projetos começa (e muitas vezes fica travado!) na caixa de entrada. Solicitações de clientes, ideias de funcionalidades e relatórios chegam por e-mail, que precisam ser transcritos manualmente para cartões de tarefas. Esse processo é ineficiente e leva à perda de comunicações.

Com o software de gerenciamento de projetos do Google integrado , as equipes podem fechar o ciclo entre o e-mail e o quadro de tarefas. O Kanbanchi oferece uma solução poderosa para automatizar esse processo de e-mail. 

1. Funcionalidade de e-mail para cartão: Cada quadro Kanbanchi recebe um endereço de e-mail exclusivo.
2. Ação: Quando um e-mail relevante chegar ao Gmail (por exemplo, uma aprovação de um cliente ou uma solicitação de suporte), você pode encaminhá-lo diretamente para o endereço dedicado do conselho.
3. Automação: O assunto do e-mail se torna automaticamente o título do cartão da tarefa, e o corpo do e-mail é salvo na descrição do cartão. Quaisquer anexos também são normalmente preservados.

Essa automação simples atinge dois objetivos cruciais:

• Limpando a caixa de entrada: a solicitação é imediatamente retirada da caixa de entrada desorganizada e colocada em um quadro estruturado, onde pode ser priorizada e atribuída.
• Eficiência: Economiza tempo valioso ao eliminar a entrada manual de dados e garante que a solicitação e a comunicação originais estejam sempre vinculadas à tarefa resultante, fornecendo um registro completo de auditoria.

Ao integrar o Gmail diretamente ao seu fluxo de trabalho, você garante que todas as solicitações recebidas, independentemente da origem, sejam instantaneamente direcionadas ao processo de projeto definido. Isso evita silos de informação e mantém sua equipe focada exclusivamente no quadro de tarefas.

Escolhendo o caminho certo para sua equipe com Kanbanchi

Escolher um aplicativo de gerenciamento de projetos do Google Workspace não se resume apenas a armazenar tarefas. Trata-se de criar um ambiente onde sua equipe possa realmente fazer o seu melhor trabalho, sem a dificuldade de lidar com ferramentas desnecessárias.

Embora as ferramentas nativas do Google sejam excelentes para tarefas individuais, elas carecem da integração necessária para o gerenciamento profissional de projetos. Ao escolher uma solução como o Kanbanchi, você não está adicionando mais uma ferramenta ao seu conjunto de ferramentas; você está simplesmente liberando todo o potencial do Google Workspace, pelo qual você já paga.

Você obtém o poder dos diagramas Kanban e Gantt, mas com a familiaridade de um documento do Google. Você obtém a segurança do Google Drive, mas com a organização de um pacote profissional de gerenciamento de projetos. A transição da gestão por planilhas para a gestão por objetivos é a maior atualização que sua equipe fará este ano. Por que esperar?

Deseja encontrar a ferramenta de software de gerenciamento de projetos do Google Workspace ideal para sua equipe, a fim de transformar cada projeto em um sucesso absoluto? Ficaremos felizes em saber disso.

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Perguntas frequentes: Melhores aplicativos de gerenciamento de projetos do Google Workspace

Esperamos que este guia tenha abordado tudo o que você precisa saber sobre como o Kanbanchi pode ajudá-lo a fazer uma transição tranquila do caos no ambiente de trabalho para a clareza. Abaixo, respondemos a algumas das perguntas mais frequentes relacionadas aos aplicativos de gerenciamento de projetos do Google Workspace, para que você tenha todas as informações necessárias.

O Google Workspace possui uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

O Google não possui um pacote dedicado à gestão de projetos. Ele oferece aplicativos de produtividade individuais, como o Google Tarefas e o Google Planilhas, mas para recursos profissionais como quadros Kanban, gráficos de Gantt e controle de tempo da equipe, você precisa de um aplicativo de terceiros do Google Workspace Marketplace, como o Kanbanchi. 

Qual é o melhor aplicativo de gerenciamento de projetos para o Google Workspace?

O melhor aplicativo depende das suas necessidades, mas para equipes que buscam a integração mais completa, o Kanbanchi é a principal escolha. Ele foi desenvolvido especificamente para o ecossistema do Google, o que significa que funciona no seu Drive e sincroniza nativamente com o Gmail e o Google Agenda.

O que devo procurar em um aplicativo de gerenciamento de projetos do Google Workspace?

Duas coisas, nesta ordem. Primeiro, a profundidade da integração: armazena dados no seu próprio Drive, usa seu login do Google e sincroniza com o Agenda nos dois sentidos, ou apenas permite anexar um arquivo e chama isso de integração? Depois, os recursos que o Google não oferece: quadros Kanban, diagramas de Gantt com dependências, visualizações de carga de trabalho e controle de tempo.

Preciso de um aplicativo separado se minha equipe já usa o Google Sheets?

Nem sempre. Para um projeto pequeno com poucas pessoas, uma planilha bem estruturada funciona perfeitamente. O problema surge quando há dependências entre tarefas, vários projetos simultâneos ou quando alguém precisa visualizar a carga de trabalho de toda a equipe.