Канбан доска и диаграмма Ганта - управление проектами.

С правильной диаграммой Ганта управление проектами становится намного проще. Хотя аналогичные диаграммы уже использовались на строительных проектах в Германии и первоначально были изобретены инженером Каролем Адамецким в Польше , именно Генри Гант привлек к ним широкое внимание в начале 20 века.

С тех пор те первые рисованные диаграммы, которые Гант представил остальному миру как новый вид инструмента управления проектами, претерпели колоссальные изменения. Теперь можно использовать новейшие технологии для составления и внесения изменений в любой план проекта без каких-либо проблем. Но что это значит для вас и ваших проектов?

Существует множество различных способов построения диаграмм Ганта. Самый простой из них — просто создать электронную таблицу в подобном Excel. Это дает основной тип диаграммы Ганта без каких-либо дополнительных функций. Но в такие диаграммы сложно вносить изменения. Приложение для управления проектами может дать вам не только легко редактируемую диаграмму Ганта, но и гораздо больше.

Если вы постоянно пытаетесь найти задачи для своей команды, диаграммы Ганта — ваш лучший друг. Диаграммы Ганта позволят вам улучшить три аспекта: ясность, мотивация и эффективность. Ясность — Вы знаете, что нужно делать дальше? — Что нужно сделать на этой неделе? Как насчет следующей недели? Следующий месяц? — Члены вашей команды точно знают, над чем им нужно работать? Если вы можете с уверенностью ответить на эти вопросы, возможно, вам не понадобится диаграмма Ганта. С другой стороны, если есть какие-то возможности для улучшения в этой области, диаграмма — тоже идеальное решение. Мотивация — Члены вашей команды не перегружены работой? — Им не скучно? Проверяют ли они электронную почту, чтобы скоротать время? — Все ли работают над тем, в чем они хороши? Им нравится их работа? Создать мотивацию для проекта сложно. Не каждый может заинтересоваться любыми задачами. Диаграмма Ганта позволяет эффективно распределять задачи между членами команды. Это дает больше контроля над своими рабочими усилиями. Что еще более важно, вы можете использовать сильные стороны каждого человека. Это может не полностью решить проблему мотивации, но, безусловно, сводит к минимуму недостатки. Эффективность — Есть ли члены команды, у которых слишком мало работы? — Выполняют ли люди те задачи, в которых они лучше всего разбираются? Эффективность позволяет членам команды работать над тем, что у них хорошо получается, с четкими сроками. Если вы чувствуете, что ваша команда работает на пике производительности, диаграмма Ганта может помочь повысить даже высокую производительность.

Расцвет современных инструментов с диаграммами Ганта. Диаграммы Ганта оставили свой след в истории даже будучи просто нарисованными на листе бумаги карандашом. Это работает даже в самом простом варианте, но проекты усложняются, удлинняются, и соответственно требуют усложнения поддерживающих инструментов. Что происходит, когда вам нужно продлить определенную задачу на день? Легко, просто сотрите конец и прочертите линию длиннее. Что делать, если вам нужно сделать это десять раз за день на листе бумаги? Что делать, если вам нужно перенести несколько задач на два дня? Как вы понимаете, это становится беспорядочным в мгновение ока. Вот где узкое место в старых диаграммах Ганта. Сроки проектов могут меняться, требования могут меняться, содержание проекта, люди, в нем участвующие, могут меняться. Технологии дают множество преимуществ, включая совместную работу в реальном времени, современные инструменты и изменения в реальном времени. Круто, правда? Сотрудничество в реальном времени — Настройки проекта отображаются на экране каждого, изменения также отражаются в разных часовых поясах и странах. Современные инструменты — Прогресс сохраняется в облаке, где результаты никогда не теряются — Легко изменять объем проекта и требования — Сдвиг задач вверх, назначение нескольких участников для задачи и т. д. Преимущества современных диаграмм легко увидеть. Современные инструменты диаграмм Ганта отражают гибкий рабочий процесс. Современные диаграммы Ганта представляют собой инструменты, позволяющие адаптироваться к постоянным изменениям.

Итак, как решить, какое из возможных решений подходит вашей команде? Вы выберете то приложение, у которого больше всего функций, или то, которое кажется самым простым в использовании? Может быть, есть еще какой-то фактор, который нужно учесть?

Конечно, не все дополнительные функции понадобятся для каждого проекта, которым вы управляете. Иногда простой подход может быть самым лучшим , в то время как в других случаях вам может понадобиться более гибкий инструмент. Таким образом, вы можете начать с рассмотрения типов проектов, которыми вы обычно управляете.

Если вы обычно запускаете  большие сложные проекты, вам, вероятно, захочется получить наиболее полное и универсальное программное обеспечение, которое вы можете найти. С другой стороны, если вы обычно запускаете более мелкие и простые проекты, вам может казаться, что топовые решения слишком сложны и включают функции, которые вам действительно не нужны.

Разумно было бы подумать о самом сложном проекте, который вы когда-либо выполняли для своей компании. Если программное обеспечение сможет справиться с этим, то, вероятно, оно сможет справиться со всем остальным, над чем вы будете работать.

Также стоит подумать об уникальных требованиях вашей команды. Есть ли у вас люди, работающие удаленно, или существует большой разрыв в уровне навыков и опыта в организации? Каждая команда уникальна, и вам нужно решить, какое приложение идеально подойдет вам.

Нет сомнений в том, что обучение использованию наиболее сложных инструментов управления проектами также может помочь развить навыки и уверенность членов команды. Если они могут использовать инструменты с большим количеством функций, то впоследствии они будут чувствовать себя комфортно, используя любое другое, более простое программное обеспечение этого типа.