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Los Beneficios de Utilizar Sistemas de Gestión de Proyectos Empresariales

Muchas empresas utilizan los sistemas de gestión de proyectos empresariales para ayudarles a ejecutar varios proyectos simultáneamente. Es una forma inteligente de reunir todos sus proyectos bajo un mismo paraguas, pero ¿qué beneficios específicos debería buscar obtener al trabajar de esta manera? 

La buena noticia es que existen numerosas ventajas de adoptar este enfoque que debe conocer. Los siguientes son algunos de los beneficios clave a tener en cuenta a la hora de plantearse si implementar esta forma de trabajo en su empresa en el futuro. 

Reducir los riesgos del proyecto 

Cada tipo de proyecto conlleva una serie de riesgos y no hay forma de eliminarlos por completo. Sin embargo, existen muchas buenas formas de reducir el nivel de los riesgos y de dar a cada proyecto las mejores posibilidades de éxito. Cuando utiliza el enfoque de gestión de proyectos empresariales (EPM por sus siglas en Ingles), puede ver los riesgos potenciales relacionados con problemas tales como que diferentes proyectos se impacten entre sí o que los mismos recursos estén involucrados en más de un trabajo al mismo tiempo. 

A medida que una empresa crece, aumenta el riesgo de que diferentes equipos asuman proyectos que cubren la misma área. Esto puede llevar al desperdicio de recursos e incluso podría causar grandes problemas si cada uno de ellos presenta soluciones diferentes y busca implementarlas. Dado que EPM le brinda una descripción general transparente de los proyectos de la empresa, es mucho más fácil detectar cualquier superposición que deba evitarse. 

Mejores fases de planificación

El éxito de un nuevo proyecto a menudo comienza en la etapa de planificación, donde todo debe pensarse detenidamente y luego ponerse en un plan que sea fácil de entender. Si esta etapa no se lleva a cabo de forma eficaz, será una lucha cuesta arriba a partir de entonces. Esto puede variar si utiliza una metodología como Agile que pone menos énfasis en la planificación por adelantado. Sin embargo, todavía está considerando tener en cuenta la hoja de ruta y la visión del producto. 

Es fácil ver por qué los sistemas de gestión de proyectos empresariales adecuados pueden ayudar a mejorar la fase de planificación estratégica. Cuando puede ver toda la información relevante con mucha claridad, es mucho más fácil averiguar cuál es la mejor manera de hacer las cosas en todos los proyectos diversos. 

Un enfoque mejorado del trabajo en equipo

Trabajar juntos como un equipo no siempre es algo que llega de forma natural en las empresas que tienen grupos de personal que trabajan en una variedad de proyectos. Es muy fácil para las personas quedar atrapadas en lo que están haciendo y olvidar que son parte de un equipo más grande en el que todos trabajan hacia los mismos objetivos utilizando los valores generales de la empresa. 

El beneficio de utilizar sistemas de gestión de proyectos empresariales en este caso es que permite que todos trabajen juntos de forma más sencilla y transparente. Ciertamente, no deberían sentirse como si estuvieran trabajando solos cuando forman parte de un enfoque de software integrado en el que compartir información es fácil. Todos sentirán que están trabajando juntos por el bien de la empresa. 

Aumenta los niveles de productividad

En última instancia, el objetivo de cualquier enfoque de gestión de proyectos debe ser aumentar la productividad. La idea es que su equipo pueda realizar el trabajo de su proyecto sin problemas y producir mejores resultados en menos tiempo. Esto permitirá que la empresa progrese más rápidamente, ya que no perderá nada de su presupuesto en proyectos que se estancan o se prolongan durante mucho tiempo. 

Utilizará sus recursos de manera más inteligente y brindará a todos los miembros del equipo la oportunidad de ver exactamente lo que está sucediendo en sus proyectos y cualquier otro trabajo relacionado. Esto debería conducir a una mejor comunicación y menos tiempo perdido buscando actualizaciones y soluciones que ya hayan sido producidas por otra persona. 

Cómo empezar con un sistema de gestión de proyectos empresarial eficaz

Encontrar una pieza de software de proyecto adecuada para usar en toda la empresa puede parecer una tarea abrumadora. Después de todo, no puede permitirse cometer ningún error si lo van a utilizar tantas personas en diferentes equipos. Los sistemas de gestión de proyectos empresariales deben ser fáciles de aprender para todos y cubrir todo lo que pueda necesitar hacer en sus diversos proyectos. 

Esta es la razón por la que los conjuntos de herramientas en línea, como Google Workspace, se han vuelto tan populares en todo el planeta. Workspace le brinda acceso a una amplia gama de herramientas que le permiten compartir documentos, configurar reuniones virtuales y realizar una variedad de otras tareas con mucha facilidad. Dado que utiliza herramientas de apariencia familiar para el procesamiento de textos, correos electrónicos y hojas de cálculo, casi cualquier persona puede comenzar a usarlo sin problemas. 

¿Dónde encaja Kanbanchi?

Google Workspace es una opción sólida para muchas empresas que buscan adoptar sistemas de gestión de proyectos empresariales. Sin embargo, una brecha en esta suite es que no tiene una aplicación dedicada de administración de proyectos o administración de tareas. Esto puede llevar a que los equipos usen otras herramientas en el paquete para llevar a cabo cosas para las que no fueron diseñadas, usando soluciones manuales para llenar los vacíos. 

En este caso, Kanbanchi demuestra ser una mejor opción que ayuda mucho. Es la única aplicación de gestión de proyectos que está completamente integrada con Google Workspace, lo que significa que es fácil de usar con Workspace. También es fácil comenzar, ya que utiliza una interfaz similar, por lo que no es necesario realizar mucha capacitación cuando su equipo comienza a usarla. 

Hay muchas buenas razones para utilizar sistemas de gestión de proyectos empresariales para ejecutar mejores proyectos. Al incorporar Google Workspace y Kanbanchi, puede obtener todos los beneficios de esta forma de trabajar sin problemas ni demoras.

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