¿Cómo Elegir la Mejor Plataforma de Gestión de proyectos Para Mi Equipo?

La forma en que organice el flujo de trabajo en su equipo tendrá un gran impacto en el éxito que tenga en la ejecución de sus proyectos. Hay muchas formas diferentes de hacer esto, con numerosas herramientas capaces de mejorar los niveles de comunicación y colaboración en todo el equipo. Entonces, ¿cómo puede elegir la plataforma de gestión de proyectos adecuada para usar? 

Evite soluciones alternativas que no están diseñadas para la gestión de proyectos

Uno de los errores más comunes que se cometen a este respecto es el de utilizar herramientas que no están diseñadas para equipos de proyectos. Esto significa usar documentos como procesadores de texto u hojas de cálculo para intentar controlar su trabajo de una manera para la que simplemente no fueron diseñados. 

Es posible que esto no sea demasiado problemático en un proyecto pequeño en el que solo unos pocos compañeros de trabajo están físicamente juntos en el mismo edificio, pero generalmente genera problemas en cualquier otro tipo de situación. De hecho, una de las razones por las que esto se ha convertido en un problema tan importante es que muchos equipos de proyectos ahora trabajan de forma remota y solo hablan con sus colegas de forma virtual. 

Esta forma de trabajo ha llevado a un mayor nivel de demanda de suites en línea como Google Workspace y Microsoft 365. En un esfuerzo por mantener todo en un solo lugar, la gente suele utilizar una de las herramientas de la suite para sus necesidades de gestión de proyectos, incluso cuando no hay nada adecuado para esta tarea. 

La razón por la que el software de gestión de proyectos tiene sentido

Elegir el tipo correcto de software de gestión de proyectos hace que sea mucho más fácil mantener a su equipo en el camino correcto y trabajar juntos de manera efectiva. Estas herramientas se pueden utilizar durante todo el período del proyecto, desde la creación de un plan hasta la gestión de los recursos y la comunicación con todos los demás. 

Esto proporciona un proceso transparente y fácil de administrar para ejecutar proyectos que le dará a su equipo, a la alta gerencia y a las partes interesadas un alto grado de confianza en lo que está haciendo. También significa que tiene procesos repetibles implementados, lo que le brinda un camino claro a seguir para proyectos futuros. 

Al elegir el software de gestión de proyectos adecuado, puede administrar todo el trabajo con mayor facilidad, incluso si los miembros de su equipo se encuentran dispersos por todo el mundo.

¿Qué tipo de software de plataforma de gestión de proyectos es adecuado para su equipo?

Una vez que se dé cuenta de que usar una herramienta como esta es lo correcto, el siguiente paso es pensar qué plataforma de proyecto debe usar. Hay algunos puntos a tener en cuenta aquí para asegurarse de elegir la herramienta perfecta. 

1. Piense en lo que necesita. Considere el tamaño de su equipo y la ubicación de las personas que trabajan en él. ¿Se involucra en proyectos largos y complejos o suelen ser más cortos y sencillos? También debes tener en cuenta el tipo de metodología de proyecto con la que necesitas utilizarlo. 
2. Considere lo que falta ahora. Si actualmente utiliza algún tipo de herramienta para administrar sus proyectos, ¿qué le falta que lo haría ideal? Tal vez tenga dificultades para realizar un seguimiento de las tareas a través del proceso de flujo de trabajo o tal vez encontrar una manera para que todos trabajen juntos es ciertas tareas. Cada equipo tendrá sus propias áreas prioritarias que resolver. 
3. Piense en los usuarios. ¿Necesita una herramienta profesional y elegante que impresionará a los clientes externos? ¿O es puramente para uso interno, lo que significa que la funcionalidad es más importante que cualquier otra cosa? Otro punto a considerar aquí es si necesita poder configurar usuarios con diferentes niveles de autoridad. 
4. Calcule el nivel de seguridad e integración necesarios. ¿Qué tan sensibles son los datos que utiliza y con qué herramientas tiene que integrar el software de su proyecto? Esto puede variar mucho según su industria y la forma en que funciona el negocio.
5. ¿Cuáles son las características clave que necesita? Tómese un momento para pensar en las características que su plataforma de gestión de proyectos debe tener y las otras que sería bueno tener. Esto dependerá en gran medida del resultado de los puntos anteriores que hemos analizado. ¿Las características de planificación son su preocupación más urgente o está más preocupado por poder realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea, por ejemplo? 

Descubra sus opciones

En esta etapa, debe tener una visión clara de lo que necesita. Esto significa que puede comenzar a buscar las posibles soluciones que le brindarán la manera correcta de ejecutar sus proyectos a partir de ahora. Eche un vistazo a las recomendaciones para ver qué otras personas con necesidades similares a las suyas han encontrado más útiles. 

Puede crear una lista de las piezas de software que parecen satisfacer sus necesidades y que se ajustan a su presupuesto. El siguiente paso es probar una demostración o un período de prueba con la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades. Esto le permite ver cómo encaja la nueva plataforma de gestión de proyectos con su equipo y las otras herramientas que utiliza. 

Otro punto importante a considerar es la cantidad de capacitación que se necesita para que todos puedan comenzar a usar la nueva herramienta. No desea presentar al equipo algo que vaya a implicar semanas de entrenamiento intensivo. En su lugar, buscará un diseño intuitivo que cualquiera pueda usar de inmediato sin problemas. 

¿Por qué elegir Kanbanchi?

 La herramienta Kanbanchi le brinda todas lo que necesita para comenzar sin problemas en una poderosa plataforma de gestión de proyectos. También se integra perfectamente con Google Workspace, lo que significa que es la forma más sencilla de realizar un seguimiento de tareas y proyectos utilizando este conjunto de herramientas en línea. 

Con una interfaz de usuario intuitiva y un diseño de estilo Kanban que proporciona una representación visual simple del flujo de trabajo del equipo, esta es una forma recomendada de asegurarse de que su equipo pueda comenzar a trabajar de manera más efectiva que nunca.