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Tableros de Flujo de Trabajo Estilo Kanban: Pros y Contras

Las herramientas de flujo de trabajo estilo Kanban se han vuelto cada vez más popular en muchas industrias, pero ¿cómo puede saber si es adecuado para su empresa? La siguiente lista de pros y contras debería permitirle determinar si podría ayudarlo a administrar mejor sus tareas. 

Pro: fácil de usar

Quizás la mayor ventaja para muchas empresas es el hecho de que un enfoque de estilo Kanban es tan fácil de implementar. Por lo tanto, no es necesario aprender nuevas tareas complejas o someter a todo el equipo a un curso de formación. El método Kanban partió de la idea de poner notas adhesivas en una pizarra, mostrando el progreso de las tareas de una forma muy visual. Dado que este enfoque ya no satisface las necesidades de la mayoría de las empresas modernas, es más común ver un tablero Kanban digital en estos días. Sin embargo, sigue existiendo la misma forma sencilla de realizar un seguimiento de las tareas. 

Pro: puede funcionar en muchas industrias diferentes

No hay razón para creer que este método no sea adecuado para la industria en la que opera. El enfoque se utilizó por primera vez en la fabricación de automóviles en Japón, como una forma eficiente de rastrear las piezas y administrar los niveles de existencias. Bosch comenzó a usarlo en la década de 1970, y muchos otros gigantes de la fabricación han seguido su ejemplo desde entonces. 

Se ha demostrado que el estilo Kanban de gestión de tareas funciona en muchas industrias diferentes desde entonces. Se usa comúnmente en el desarrollo de software y también puede ser excelente en áreas como finanzas, marketing y atención médica. Encaja particularmente bien con empresas que utilizan la metodología Agile de gestión de proyectos. Sin embargo, también proporciona una alternativa útil en temas como el mantenimiento de software, donde el enfoque ágil típico de un conjunto de sprints no se adapta realmente al equipo. 

Pro: se puede personalizar

Si bien el diseño básico de un tablero Kanban suele ser siempre el mismo, se puede adaptar fácilmente a tus necesidades. Por ejemplo, las diferentes columnas entre las que se mueven las tareas se suelen denominar “pendiente”, “en curso” y “finalizada”. Los títulos como estos suelen estar bien, pero es posible que desee cambiarles el nombre o agregar categorías adicionales por las que deben pasar las tareas. Esto podría significar agregar una etapa de cotización, realizar un control de calidad o cualquier otra cosa que crea que es necesaria para realizar un seguimiento de sus tareas de la mejor manera posible. 

Por supuesto, esto ahora es más fácil cuando usa un tablero en línea, en lugar del método anticuado de una pizarra. Estas herramientas vienen con una variedad de opciones de personalización que le permiten configurar el tablero exactamente como lo necesita. 

Pro: fomenta la colaboración

Conseguir un mejor nivel de colaboración entre los miembros del equipo es uno de los grandes desafíos que las empresas deben afrontar en el mundo moderno. Las herramientas adecuadas pueden ayudarlo a hacer esto, y un tablero del estilo Kanban es un gran ejemplo de algo de este tipo. Todos pueden ver dónde encajan sus propias tareas con el flujo de trabajo general y quién está esperando la salida para realizar su propio trabajo. 

El impacto de cualquier persona en el equipo que se quede atrás se puede ver fácilmente, lo que significa que debería ver un mayor esfuerzo en equipo, con personas ayudando a otros donde sea necesario. 

Desventaja: puede ser menos útil en un entorno dinámico

El uso de un tablero Kanban es ideal en un tipo de entorno de trabajo relativamente estable donde se producen pocos cambios que hagan la vida incómoda. Sin embargo, puede ser menos adecuado para un entorno dinámico y de ritmo rápido donde las cosas cambian de un día para otro y donde los proyectos pueden tomar una nueva forma de un día para otro. Esto significa que puede resultar complicado incluirlo en determinadas industrias. 

Si cree que sus proyectos podrían sufrir cambios drásticos una vez que estén en marcha, es posible que esta no sea la forma correcta de manejar su trabajo después de todo. Por lo tanto, vale la pena considerar desde el principio si sus proyectos tienen el nivel de estabilidad que se necesita para que funcione un enfoque Kanban sólido. 

Desventaja: no muestra fechas

Otro punto negativo a tener en cuenta antes de comenzar es que un tablero Kanban no le dice los plazos necesarios para realizar las tareas. Simplemente se mueven a través del tablero de una columna a la siguiente, sin que se indique la fecha en la que deben completarse. 

En verdad, si desea poner escalas de tiempo en una serie de tareas, debe considerar el uso de un diagrama de Gantt. Se utilizan comúnmente en la gestión de proyectos y, si lo desea, puede buscar una herramienta que incluya tanto el diseño de estilo Kanban como un diagrama de Gantt. Con solo Kanban, podría encontrar que este elemento faltante podría detenerlo. 

Cómo empezar con Kanbanchi

Después de haber analizado los pros y contras de usar un tablero Kanban, ahora debería tener más claro si es adecuado para su negocio o no. Sigue siendo una de las mejores opciones para la gestión del flujo de trabajo, siempre que los pocos inconvenientes no sean problemas importantes para su equipo. 

Si desea todos los beneficios de un tablero Kanban con un toque moderno, puede probar el software Kanbanchi. Esto le brinda un tablero Kanban con una opción de diagrama de Gantt que está perfectamente integrado con Google Workspace para que sea muy fácil de usar incluso si tiene un equipo remoto que trabaja en conjunto desde ubicaciones distantes. 

Es una aplicación fácil para comenzar, que le brinda acceso instantáneo a una gran variedad de herramientas para realizar un seguimiento de las tareas y proyectos de su equipo de manera profesional. Si no ha probado un tablero estilo Kanban, se sorprenderá de lo sencillo que es hacerlo con la ayuda de Kanbanchi.

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