Software de Productividad: ¿Realmente Nos Hace Más Productivo?

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La idea de ser más productivo ha cautivado a personas de todo el mundo y en casi todas las industrias. Una forma popular de intentar aumentar los niveles de productividad es con un software especial que ha sido diseñado para este propósito. ¿Estas cosas realmente funcionan, el software de productividad lo hace productivo, o debería buscar formas alternativas de realizar sus tareas más rápidamente?

¿Qué es la productividad y cómo asegurar su crecimiento?

Este es un buen momento para considerar qué significa realmente la productividad en su negocio. La definición general es que es la eficiencia con la que se producen bienes o servicios, calculada como una relación entre la tasa de producción y los medios utilizados para conseguirla.

Por lo tanto, si tiene una fábrica que produce productos físicos, esta sería la velocidad a la que puede producir, empaquetar y enviar nuevos artículos. En otras industrias, esta podría ser la velocidad a la que puede atender las solicitudes de los clientes, enviar mensajes o hacer lo que sea que haga en su negocio.

Este es un factor clave que define los ingresos y el crecimiento de la empresa, porque es la tasa a la que se puede ganar dinero. Los líderes empresariales han intentado aumentar los niveles de productividad a lo largo de la historia. Desarrollos importantes como la introducción de maquinaria en la Revolución Industrial y la llegada de las computadoras han provocado grandes saltos en la productividad en el pasado.

En nuestros días, el cambio al trabajo desde casa es uno de los principales factores. Los equipos remotos deben contar con nuevas formas de trabajar de manera eficiente, para producir el mismo o mayor nivel de producción de lo que habrían logrado si todos estuvieran ubicados en el mismo edificio.

¿Qué es el software de productividad?

No existe un único tipo de software de productividad que pueda utilizar, ya que este término se utiliza para cubrir una gama bastante amplia de diferentes tipos de software. Podemos decir que es cualquier cosa que le ayude a hacer su trabajo de manera más rápida y eficiente.

A veces, verá el software de productividad dividido en las siguientes categorías:

• Suites de oficina. Los nombres principales aquí incluyen Microsoft 365, Google Workspace y Apple iWork. Se trata de colecciones de diferentes herramientas, como procesadores de texto, hojas de cálculo y otras cosas que la mayoría de las empresas utilizan a diario. La idea es que, al empaquetar todas estas cosas juntas, no necesita entrar y salir de diferentes herramientas independientes y también puede colaborar más fácilmente con colegas.
• Aplicaciones de gestión de proyectos / gestión de tareas. Esta es un área donde puede controlar sus proyectos y sus tareas, todo en un solo lugar. Si bien las funciones exactas varían según el software que utilice, por lo general le permiten realizar un seguimiento de las tareas, ver su calendario, comunicarse con el equipo y controlar las hojas de tiempo del equipo.
• Software de seguimiento de tiempo. En este caso, puede monitorear el trabajo que se está realizando en su equipo y ver si el trabajo avanza a la velocidad esperada. También puede utilizar este tipo de herramienta para simplificar la gestión de su nómina.
• Herramientas de gestión de carteras. Utilice este tipo de software de productividad para administrar mejor la gama de productos o servicios que ofrece. Esto puede ayudar a reducir los tiempos de su canalización y aumentar el valor de la canalización al tiempo que hace que su equipo sea más eficiente. Realice un seguimiento de sus objetivos comerciales y vea qué mejoras puede realizar en sus productos.

¿Cómo ayuda exactamente el software de productividad a aumentar la productividad?

El uso del tipo de software adecuado puede impulsar el rendimiento de su empresa de varias formas. Lo primero que hay que tener en cuenta es cómo afecta a la productividad individual. Hay muchos consejos que se pueden encontrar en línea para ser más productivo de forma individual.

1. Las herramientas de productividad pueden ayudarlo de diferentes maneras, como facilitar la organización y permitirle concentrarse en lo que necesita. El mejor software de esta categoría está diseñado para permitirle trabajar de manera más eficiente en sus tareas diarias. También les da a los equipos la oportunidad de trabajar juntos más de cerca, evitando la necesidad de moverse entre diferentes programas para hacer las cosas.
2. La productividad también se puede impulsar de la manera en que los equipos pueden colaborar de manera más cercana y fluida, permitiendo que todos los miembros del equipo se involucren y vean el panorama general en todo momento.
3. El beneficio final en este sentido se siente en la productividad general de la organización. Con cada equipo poniendo su peso y contribuyendo, no debería sorprender descubrir que esto ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos más fácilmente al permitir que cada equipo dentro de ella mejore la forma en que trabajan.

Mitos comunes sobre el software de productividad y la productividad

Algunos de los mitos comunes sobre la productividad incluyen la idea de que la organización elimina la creatividad y que la implementación de un sistema hace que su jornada laboral se vuelva demasiado rígida e inflexible.

En términos de uso de software, quizás el mayor mito es que todo lo que necesita hacer es descargar una aplicación y ella hará todo el trabajo por usted. Sin embargo, para obtener la gama completa de beneficios del software de productividad, debe dedicar algo de tiempo y esfuerzo a definir su objetivo, elegir el software adecuado y luego hacer que funcione para usted.

Otro mito a tener en cuenta es que tener una lista de tareas pendientes es suficiente para organizarse por completo. Si bien una lista como esta puede ayudarlo a concentrarse en sus tareas durante períodos cortos de tiempo, necesita una herramienta adecuada que le permita ver el panorama general.

Algunas personas también piensan que estar ocupado significa ser productivo. Sin embargo, debemos recordar que la definición de productividad es una relación entre la producción y los medios utilizados para producirla. Si está haciendo tanto que se cansa y su nivel de producción cae, esto es una señal de que se ha vuelto menos productivo.

Es posible que también haya escuchado que hacer las cosas más rápidamente es la mejor medida de productividad. Sin embargo, la clave aquí está en hacer bien las tareas, en lugar de hacerlo rápidamente. El concepto de Just In Time (Justo a Tiempo) en los flujos de trabajo de fabricación nos dice que es mejor completar una tarea cuando se necesita el resultado. Hacer algo rápidamente solo es bueno si también se hace a tiempo.

¿Cómo encaja Kanbanchi en todo esto?

Hemos visto que el software de productividad adecuado y el enfoque correcto pueden ayudar a la empresa y a todos los que trabajan en él a ser más eficientes. Kanbanchi puede ser un elemento importante para lograrlo, ya que esta aplicación de administración de tareas / proyectos complementa Google Workspace, que es uno de los conjuntos de herramientas más grandes e importantes.

Esto significa que lo apoya mientras busca avanzar hacia sus objetivos de productividad a nivel individual, de equipo y organizacional. No caerá en algunos de los mitos más comunes sobre trabajar de manera más productiva, ya que puede calcular su nivel de productividad actual y luego encontrar nuevas formas de aumentarlo.

Descubrir cómo Kanbanchi puede ayudarlo es una de las mejores formas de llevar la productividad de su empresa al siguiente nivel. Al usarlo junto con Google Workspace, obtendrá una solución totalmente integrada que permitirá a todos en la empresa trabajar de manera más eficiente en todas sus tareas.