Trouver la meilleure application de gestion de projet Google Workspace pour votre équipe

*Cet article a été traduit automatiquement par Google.

Chercher une application de gestion de projet pour Google Workspace, c’est un peu comme arriver à une soirée où des développeurs un peu éméchés clament haut et fort qu’ils proposent la meilleure intégration. Or, l’intégration n’est pas un processus linéaire ; c’est un continuum, et les besoins de chacun sont différents.

Soyons honnêtes : pour de nombreuses équipes, Google Workspace est essentiel à notre quotidien. On vit avec Gmail, on respire avec Google Drive et notre cœur bat au rythme de Google Agenda… un vrai poème ! Plus  sérieusement, c’est un outil de communication redoutable. Du moins, jusqu’à ce qu’il s’agisse de gérer un projet complexe avec des échéances changeantes, de multiples intervenants et une multitude de dépendances. Il existe  bien sûr des solutions.

1. Vous avez peut-être déjà essayé d’utiliser Google Sheets comme outil de suivi de projet.
2. Vous avez probablement déjà testé Google Tasks, pour vous rendre compte qu’il est un peu trop léger pour une équipe de dix personnes. 

Ceci nous amène à un carrefour crucial que toute équipe en pleine croissance finit par atteindre : 

Comment bénéficier d’une gestion de projet de niveau professionnel sans quitter l’écosystème Google que vous appréciez déjà ?

Certaines applications permettent simplement de joindre un fichier depuis Drive et c’est tout. D’autres permettent de se connecter avec son compte Google. Mais il en existe aussi une qui s’intègre à votre espace de travail, se synchronise en temps réel et utilise l’infrastructure Google .

Vous ne savez pas par où commencer ? On vous comprend ; c’est pourquoi Kanbanchi a créé ce guide. Nous n’allons pas nous contenter de lister des outils, mais  explorer pourquoi une intégration fluide est la clé de la productivité d’équipe et comment identifier l’application qui deviendra un outil précieux pour votre équipe plutôt qu’un abonnement de plus à l’abandon.

Nous allons examiner :

• La réalité des fonctionnalités natives de gestion de projet de Google.
• Pourquoi les outils périphériques à Google échouent souvent là où les outils intégrés à Google réussissent.
• Un examen approfondi des fonctionnalités qui transforment une simple application en un moteur de productivité.
• Pourquoi Kanbanchi reste le choix privilégié des équipes qui souhaitent conserver l’intégralité de leur flux de travail au sein de Google Workspace.

Google propose-t-il un outil de gestion de projet natif ?

« Pourquoi Google n’a-t-il pas encore créé sa propre version de Trello ou d’Asana ? »

C’est la question à un million de dollars. La réponse est à la fois simple et un peu frustrante : Google fournit les éléments de base, mais c’est à vous de construire la maison. C’est agaçant, mais vrai. Il faut donc chercher ailleurs un outil universel, mais le choix est souvent vertigineux. 

On revient donc aux fondamentaux. Si l’on considère uniquement l’écosystème Google Workspace, on découvre une collection d’outils incroyablement puissants et spécialisés … 

Cependant, aucune de ces applications n’a été conçue spécifiquement pour être une application de gestion de projet Google Workspace prête à l’emploi. Google propose plutôt ce que nous appelons une gestion de projet simplifiée, grâce à une combinaison de plusieurs applications qui, en théorie, devraient fonctionner harmonieusement : Google Sheets, Tasks, Keep et Gmail.

Les applications Google offrent une solution partielle. Sheets permet de suivre les tâches, mais les formules finissent par dysfonctionner. Tasks gère les listes de tâches personnelles, mais ne permet pas d’assigner des tâches à d’autres personnes. Keep est pratique pour noter des idées, et c’est à peu près tout. Les libellés Gmail organisent la boîte de réception sans jamais afficher de flux de travail.

Ce n’est pas vraiment une critique. Ces applications ont été conçues pour la communication et la documentation, et non pour la gestion de projet. Pour découvrir toutes leurs possibilités, consultez le guide « Utiliser Google Workspace pour la gestion de projet » .

La question suivante se pose : une fois les outils natifs épuisés, que faut-il réellement rechercher  dans une application ?

Quelle est la solution ?

Bien qu’il soit possible de gérer un projet uniquement avec les outils natifs de Google, vous demandez en réalité à votre équipe d’effectuer un travail manuel pour maintenir le système à jour. Vous consacrez ainsi plus de temps à la gestion de l’outil qu’à celle du projet.

Google le sait, c’est pourquoi ils ont créé Google Workspace Marketplace, une plateforme pour les applications spécialisées comme Kanbanchi qui s’appuient sur les composants de base de Google pour fournir une plateforme de gestion de projet professionnelle et performante.

Vous trouverez peut-être Kanbanchi parmi les noms les plus connus dans la catégorie gestion de projet sur Google Workspace Marketplace.

Pourquoi vous et votre équipe avez besoin d’une application de gestion de projet Google Workspace dédiée

Si vous gérez actuellement des projets à l’aide d’un assemblage disparate de feuilles de calcul et d’échanges d’e-mails, vous ressentez probablement une anxiété sourde et constante. Tout le monde a-t-il vu la dernière mise à jour dans la feuille de calcul ? Est-ce la version finale du fichier Drive ?

Lorsque votre équipe utilise des outils de fortune, vous perdez non seulement du temps, mais aussi en clarté. Voici pourquoi une application dédiée n’est plus un luxe, mais une nécessité pour les équipes qui privilégient les outils Google.

Trop de changements de contexte

Des études suggèrent qu’il faut jusqu’à 23 minutes pour se recentrer pleinement après une distraction. Chaque fois qu’un membre d’une équipe quitte sa messagerie Gmail pour ouvrir un outil de gestion de projet distinct et non intégré, il subit un temps de changement de contexte.

Une application Google Workspace dédiée élimine ce problème. Elle permet d’accéder aux données du projet directement depuis l’emplacement actuel de votre équipe : pas de nouveaux onglets, pas de nouvelles connexions, aucune difficulté.

Vous avez besoin d’une source unique pour le travail

Dans un environnement Google standard, les informations sont dispersées. Les commentaires du client se trouvent dans un e-mail, le calendrier du projet dans une feuille Google Sheets et les ressources dans un dossier Drive.

Une application de gestion de projet dédiée centralise toutes les informations. Elle regroupe l’e-mail, le fichier et le calendrier dans une seule fiche.  Ainsi, lorsqu’un membre de l’équipe consulte une tâche, il en voit l’ensemble, et non un simple fragment.

Vous avez besoin d’une meilleure visualisation des tâches

L’être humain est un être visuel. Si Google Sheets est excellent pour les données, il est catastrophique pour la fluidité.  Une application dédiée offre les avantages suivants :

• Tableaux Kanban : pour visualiser les goulots d’étranglement en temps réel.
• Diagrammes de Gantt : pour comprendre comment un retard à l’étape A affecte l’étape Z.
• Vues de la charge de travail de l’équipe : pour éviter que quiconque ne s’épuise pendant que d’autres sont inactifs.

Vous devez avoir une responsabilité automatisée

Dans une feuille de calcul, si une date limite est dépassée, la cellule reste simplement là, devenant discrètement rouge (si la mise en forme est correctement configurée). 

Dans une application dédiée, le système travaille pour vous. Il envoie une notification au propriétaire, informe le chef de projet et ajuste les tâches dépendantes.

La réalité est simple : Google Workspace est le moteur, mais une application de gestion de projet dédiée en est le tableau de bord. Vous ne conduiriez pas une voiture sans compteur de vitesse ni jauge à essence, n’est-ce pas ?

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Principales fonctionnalités à rechercher dans une application de gestion de projet Google Workspace

Toutes les intégrations ne se valent pas. Certaines applications prétendent être conçues pour Google, mais elles s’intègrent mal à l’environnement.  Lors de votre évaluation, privilégiez les fonctionnalités essentielles suivantes.

A. Fonctionnalités d’intégration

1. Intégration native de Google Drive

Il ne s’agit pas simplement de joindre un fichier.  Une véritable intégration vous permet de créer des documents Google Docs directement depuis la fiche projet. Vos autorisations Google Drive existantes seront utilisées, vous évitant ainsi de configurer de nouveaux paramètres de partage.

2. Synchronisation avec Google Agenda

Si vous modifiez une échéance dans votre application de gestion de projet, elle devrait se mettre à jour automatiquement dans votre agenda Google.  Si ce n’est pas le cas, vous devrez saisir les données manuellement, et c’est précisément ce que nous voulons éviter.

3. Authentification unique (SSO)

Votre équipe doit se connecter avec son compte Google. Point final.  Plus besoin de mémoriser de nouveaux mots de passe : le service informatique pourra gérer les utilisateurs en un clic.

4. Fonctionnalités des modules complémentaires Gmail

Les meilleures applications de gestion de projet s’intègrent à la barre latérale de Gmail.  Cela vous permet de transformer un e-mail entrant en tâche en un seul clic, sans quitter votre boîte de réception.

5. Collaboration en temps réel

L’un des principaux atouts de Google Docs est de voir les autres écrire en temps réel.  Votre application de gestion de projet devrait offrir la même expérience. Si un collègue déplace une carte, vous devriez la voir glisser instantanément sur votre écran.

B. Les fonctionnalités que Google ne possède pas

6. Tableaux Kanban

Bien plus qu’une simple liste, les tableaux Kanban offrent une représentation visuelle puissante des flux de travail. À quoi servent les tableaux Kanban ? Les cartes de tâches se déplacent logiquement à travers des colonnes personnalisables. Voir cet exemple : 

• Arriéré
• Faire
• En cours
• Assurance qualité
• Fait

Quels sont les avantages des tableaux Kanban ? Ils permettent aux équipes de visualiser instantanément l’état d’avancement de chaque tâche et de repérer immédiatement les points de blocage. Grâce aux tableaux Kanban, plus besoin de réunions de suivi pour savoir ce qui avance et ce qui est bloqué.

7. Diagrammes de Gantt

Sans doute la fonctionnalité la plus cruciale qui manque à Google Workspace. Les diagrammes de Gantt sont essentiels pour les projets complexes aux échéanciers imbriqués. À quoi servent les diagrammes de Gantt ? Ils offrent une vue chronologique affichant :

• Durée de la tâche
• Séquençage
• Dépendances

Quelle est la valeur des diagrammes de Gantt ? Ils facilitent la liaison entre la tâche A et la tâche B. Si la tâche A est retardée de deux jours, le planning des tâches suivantes est automatiquement ajusté. C’est essentiel pour limiter les risques et garantir une planification précise, ce qui en fait un atout majeur des logiciels de suivi de projet Google.

8. Gestion des ressources et de la charge de travail

L’attribution de tâches ne suffit pas ; il est essentiel de pouvoir évaluer la capacité de votre équipe et prévenir l’épuisement professionnel et la sous-utilisation des ressources. À quoi sert la gestion des ressources ? Vous bénéficiez de vues dédiées affichant toutes les tâches attribuées ainsi que l’effort/le temps estimé, ce qui permet de visualiser rapidement les personnes surchargées et celles qui ont de la disponibilité.

Quelle est la valeur de la gestion des ressources ? Elle permet aux chefs de projet d’équilibrer efficacement les charges de travail, garantissant ainsi une utilisation optimale des ressources sur l’ensemble du portefeuille.

9. Suivi du temps

Un suivi précis du temps est essentiel pour la facturation des clients, l’évaluation de la portée des projets et l’amélioration des estimations futures. À quoi sert le suivi du temps ? C’est une fonctionnalité intégrée très pratique qui permet aux membres de l’équipe d’enregistrer le temps passé directement sur une fiche de tâche.

À quoi sert le suivi du temps ? Il fournit des données objectives pour mesurer l’efficacité, garantir la responsabilisation et calculer précisément le coût de réalisation d’un projet. L’ensemble de ces fonctionnalités transforme un espace de travail Google standard en un environnement adapté aux PME.

Pourquoi Kanbanchi est le choix numéro un des équipes qui privilégient Google

De nombreux outils de gestion de projet s’intègrent à Google Workspace. Mais il y a aussi Kanbanchi .

Alors que la plupart des applications fonctionnent comme des applications tierces, Kanbanchi s’intègre parfaitement à l’écosystème Google. C’est la seule application conçue spécifiquement pour y fonctionner. Pour les équipes qui ont adopté pleinement Google, il ne s’agit pas d’une simple préférence, mais d’un véritable avantage concurrentiel.

On se sent comme à la maison

Le principal obstacle à l’adoption de tout nouveau logiciel est son fonctionnement. Si son interface paraît étrangère ou peu intuitive, votre équipe hésitera à l’utiliser. 

Kanbanchi imite si fidèlement l’interface utilisateur de Google qu’il n’y a pratiquement aucune période d’apprentissage. Il utilise la même esthétique épurée et la même navigation intuitive que votre équipe utilise déjà dans Drive et Gmail.

La sécurité que les services informatiques adorent

Étant donné que Kanbanchi est une application conçue avant tout pour Google, elle tire parti de la sécurité de niveau entreprise de Google.

• Résidence des données : les données et les fichiers de votre projet restent dans votre Google Drive.
• Autorisations : Il respecte les paramètres de partage que vous avez déjà définis au sein de votre organisation.
• Aucune authentification supplémentaire requise : l’authentification unique (SSO) en un clic signifie que votre responsable informatique n’a plus à se soucier d’une nouvelle faille de sécurité liée à l’informatique parallèle.

Intégration transparente de Gmail et Drive

L’intégration ne doit pas se limiter à un simple bouton ; elle doit constituer un processus à part entière. Kanbanchi va plus loin que toute autre application du marché en se concentrant sur les trois piliers de l’expérience Google, tels que présentés en introduction de notre guide.

1. Module complémentaire Gmail: Inbox to Action

Combien de projets débutent par un simple e-mail ? 

Avec l’extension Kanbanchi pour Gmail, vous pouvez transformer une demande client en fiche de tâche sans quitter la conversation.

Le corps du courriel devient la description de la tâche et les pièces jointes sont instantanément liées. C’est la fin de la gestion de projet par copier-coller.

2. Google Drive comme système de fichiers

Dans Kanbanchi, vous ne téléchargez pas de fichiers sur un cloud séparé. 

Vous pouvez les lier directement depuis Drive. Mieux encore, vous pouvez créer un nouveau document Google Docs, Sheets ou Slides directement depuis une carte Kanbanchi.

Il est automatiquement enregistré dans le bon dossier de projet sur Drive, ce qui permet de garder votre système de classement numérique parfaitement organisé.

3. Google Agenda: L’agenda principal

La synchronisation de Kanbanchi avec Google Agenda change la donne. Lorsqu’un chef de projet modifie un échéancier dans le diagramme de Gantt ou le tableau Kanban, la modification est automatiquement répercutée dans l’agenda Google du membre de l’équipe. Ainsi, le temps de travail et le temps consacré au projet sont toujours alignés, ce qui évite les surcharges et les retards.

L’événement « Exposition à Londres » contient un lien direct vers la carte Kanbanchi correspondante, créant ainsi un lien fluide entre le planning de l’équipe et le flux de travail du projet.

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Guide pas à pas de Kanbanchi : Configurer votre premier tableau

Passer à un outil de gestion de projet unifié est plus simple qu’il n’y paraît grâce à une approche intégrée comme celle proposée par Kanbanchi. Fonctionnant déjà au sein de Google Drive, Kanbanchi offre une prise en main intuitive et familière. Les étapes suivantes vous aideront à mettre en place un flux de travail efficace pour la gestion de vos projets Google au sein de votre équipe.

Étape 1 : Centralisez votre Google Drive

La meilleure base pour un flux de travail de projet Google Workspace réussi est un Drive propre et organisé.

Première action fondamentale

Créez un dossier principal pour votre projet. Voici un exemple :

Pour le lancement d’un site web dédié à un produit logiciel, il est nécessaire de créer des sous-dossiers pour les ressources clés. Par exemple : Brouillons, Ressources, Communications clients.

Quelle est la valeur de cette action fondamentale ?

Il centralise tous les documents, feuilles de calcul et présentations associés, ce qui facilite leur recherche et leur liaison ultérieure.

Étape 2 : Créer un tableau Kanbanchi dans Drive

Au lieu de changer d’application, vous créez votre tableau de projet directement là où se trouvent vos fichiers.

Première action fondamentale

1. Accédez au dossier de votre projet principal.
2. Cliquez sur « Nouveau » 
3. Sélectionnez Kanbanchi dans la liste (de la même manière que vous sélectionneriez un document Google). 
4. Nommez votre tableau (ex. : Lancement du site web du produit logiciel)

Quelle est la valeur de cette action fondamentale ?

Le fichier du conseil d’administration bénéficie désormais de la même priorité que vos autres documents, ce qui simplifie le partage et les autorisations de sécurité.

Étape 3 : Définir les colonnes de votre flux de travail

Les colonnes de votre tableau Kanban représentent les phases du cycle de vie de votre projet. Les flux de travail standard constituent un excellent point de départ.

Première action fondamentale

Définissez des listes telles que :

1. Liste d’attente (idées/tâches futures)
2. En cours (travaux en cours)
3. Examen des besoins
4. Fait

Personnalisez-les pour qu’elles reflètent le processus de votre équipe, par exemple en ajoutant une colonne Conception ou Tests.

Quelle est la valeur de cette action fondamentale ?

Cela crée une sorte de « chaîne de montage visuelle ». En déplaçant les tâches entre les colonnes, toute l’équipe comprend instantanément l’état d’avancement.

Étape 4 : Remplir le tableau et connecter les fichiers du lecteur

Ajoutez des tâches et assurez-vous qu’elles sont associées aux ressources nécessaires.

Première action fondamentale

Créez une fiche pour chaque livrable clé. Attribuez un responsable et une date d’échéance. Utilisez la fonction de pièce jointe pour inclure un lien direct vers les documents Google Docs, Sheets ou Slides correspondants, stockés dans votre dossier Drive.

Quelle est la valeur de cette action fondamentale ?

Élimine la question « Où est ce fichier ? » ! Tout le contexte et les ressources sont regroupés sur la fiche de tâche elle-même.

Étape 5 : Maîtriser la chronologie avec le diagramme de Gantt

Une fois vos tâches définies, passez à la vue chronologique pour établir les relations essentielles.

Première action fondamentale

Passez à l’affichage en diagramme de Gantt. Ajustez graphiquement les échéanciers en étirant les barres de tâches. Ajoutez des dépendances entre les cartes pour la visualisation et le suivi.

Quelle est la valeur de cette action fondamentale ?

Calculez instantanément le déroulement du projet et comprenez l’effet domino de tout retard, garantissant ainsi une gestion proactive des risques.

Étape 6 : Synchroniser les étapes clés avec Google Agenda

Veillez à ce que les échéances des projets apparaissent automatiquement à côté des réunions et rendez-vous quotidiens.

Première action fondamentale

Connectez votre tableau Kanbanchi à l’agenda Google de votre équipe. Toutes les cartes avec des échéances peuvent apparaître comme des événements d’une journée entière ou des tâches planifiées.

Quelle est la valeur de cette action fondamentale ?

Il élimine la saisie manuelle de données et offre aux membres de l’équipe une vue d’ensemble unique et fiable de tous leurs engagements, tels que les réunions et les livrables de projet. Ce processus simplifie et facilite le suivi de l’ensemble des activités.

Automatisation des flux de travail avec Gmail

Pour de nombreuses équipes projet, le processus de gestion de projet commence (et s’enlise souvent !) dans la boîte mail. Les demandes clients, les idées de fonctionnalités et les rapports arrivent par e-mail, qu’il faut ensuite retranscrire manuellement en fiches de tâches. Ce processus est inefficace et engendre des problèmes de communication.

Grâce à l’intégration du logiciel de gestion de projet Google , les équipes peuvent synchroniser efficacement les e-mails et le tableau des tâches. Kanbanchi offre une solution performante pour automatiser ce processus. 

1. Fonctionnalité Email-to-Card : Chaque tableau Kanbanchi se voit attribuer une adresse e-mail unique.
2. Action : Lorsqu’un e-mail pertinent arrive dans Gmail (par exemple, une approbation client ou une demande d’assistance), vous pouvez le transférer directement à l’adresse dédiée du conseil d’administration.
3. Automatisation : L’objet de l’e-mail devient automatiquement le titre de la fiche de tâche, et le corps de l’e-mail est enregistré dans la description de la fiche. Les pièces jointes sont généralement conservées également.

Cette automatisation simple permet d’atteindre deux objectifs essentiels :

• Nettoyage de la boîte de réception : La demande est immédiatement extraite de la boîte de réception encombrée et traitée, puis placée sur un tableau structuré où elle peut être priorisée et attribuée.
• Efficacité : Elle permet de gagner un temps précieux en éliminant la saisie manuelle des données et garantit que la demande et la communication initiales sont toujours liées à la tâche résultante, fournissant ainsi une piste d’audit complète.

En intégrant Gmail directement à votre flux de travail, vous vous assurez que chaque demande entrante, quelle que soit sa source, est instantanément intégrée à votre processus de projet. Cela évite la fragmentation de l’information et permet à votre équipe de se concentrer pleinement sur les actions à entreprendre.

Choisir la bonne voie à suivre pour votre équipe avec Kanbanchi

Choisir une application de gestion de projet Google Workspace ne se limite pas au stockage des tâches. Il s’agit de créer un environnement où votre équipe peut réellement donner le meilleur d’elle-même, sans être freinée par la lassitude liée aux outils.

Bien que les outils natifs de Google soient excellents pour les tâches individuelles, ils ne permettent pas d’assurer la cohérence nécessaire à une gestion de projet professionnelle. En choisissant une solution comme Kanbanchi, vous n’ajoutez pas un outil supplémentaire à votre panoplie ; vous exploitez simplement tout le potentiel de Google Workspace, un abonnement que vous payez déjà.

Vous bénéficiez de la puissance des diagrammes Kanban et Gantt, alliée à la simplicité d’utilisation de Google Docs. Vous profitez de la sécurité de Google Drive, tout en conservant l’organisation d’une suite de gestion de projet professionnelle. Passer d’une gestion par tableur à une gestion par intention est la plus grande amélioration que votre équipe réalisera cette année. Pourquoi attendre ?

Vous cherchez le logiciel de gestion de projet Google Workspace idéal pour votre équipe afin de faire de chaque projet une réussite totale ? Nous sommes ravis de l’apprendre.

Essayez Kanbanchi dès aujourd’hui

Questions fréquentes : Les meilleures applications de gestion de projet pour Google Workspace

Nous espérons que ce guide a répondu à toutes vos questions sur la façon dont Kanbanchi peut vous aider à passer facilement du chaos à la clarté au travail. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes concernant les applications de gestion de projet Google Workspace.

Google Workspace possède-t-il un outil de gestion de projet ?

Google ne propose pas de suite logicielle dédiée à la gestion de projet. L’entreprise offre des applications de productivité individuelles comme Google Tasks et Sheets, mais pour des fonctionnalités professionnelles telles que les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt et le suivi du temps d’équipe, il est nécessaire d’utiliser une application tierce disponible sur la Google Workspace Marketplace, comme Kanbanchi. 

Quelle est la meilleure application de gestion de projet pour Google Workspace ?

La meilleure application dépend de vos besoins, mais pour les équipes recherchant une intégration optimale, Kanbanchi est la solution idéale. Conçue spécifiquement pour l’écosystème Google, elle s’intègre à votre Drive et se synchronise nativement avec Gmail et Agenda.

Quels critères dois-je prendre en compte pour choisir une application de gestion de projet Google Workspace ?

Deux points, dans cet ordre. D’abord, la profondeur de l’intégration : stocke-t-elle les données dans votre Drive, utilise-t-elle votre compte Google et se synchronise-t-elle avec Agenda dans les deux sens, ou se contente-t-elle de vous permettre de joindre un fichier ? Ensuite, les fonctionnalités que Google ne propose pas : tableaux Kanban, diagrammes de Gantt avec dépendances, vues de la charge de travail et suivi du temps.

Ai-je besoin d’une application supplémentaire si mon équipe utilise déjà Google Sheets ?

Pas toujours. Pour un petit projet avec une poignée de personnes, une feuille de calcul bien conçue convient parfaitement. Elle montre ses limites dès qu’il y a des dépendances entre les tâches, plusieurs projets simultanés, ou lorsqu’une personne a besoin de visualiser la charge de travail de toute l’équipe.