Las 3 Cosas Que Debe Hacer Ahora Sobre la Gestión de Múltiples Proyectos
Ahora, no soy un experto en gestión de proyectos, pero he estado involucrado en la gestión de varios proyectos al mismo tiempo durante un tiempo, y me ha ayudado a desarrollar una lista de verificación de las cosas que quiero tener en cuenta al gestionar varios proyectos. Tiene plazos, tareas, problemas y proyectos en curso que deben coordinarse. Su equipo está ocupado y usted también. ¿Cómo puede mantener todo organizado?
Organizar y priorizar su tiempo mientras administra múltiples proyectos no es fácil. Y en este artículo, compartiré 3 cosas que debe hacer ahora sobre la administración de múltiples proyectos para que usted y su equipo dediquen tiempo a las cosas correctas en el momento adecuado.
1. Defina objetivos, roles y planes claros
Cuando se trabaja con múltiples proyectos, es importante tener un proceso de gestión estandarizado para maximizar la eficiencia de su equipo. Cada proyecto tiene metas, objetivos y entregables únicos; por lo tanto, es importante que no configure cada proyecto con un nuevo conjunto de pasos de planificación. Esto ayudará a que su flujo de trabajo funcione de manera más eficiente.
Una gran parte de la gestión de múltiples proyectos consiste en saber cómo establecer prioridades y asegurarse de que está alcanzando los hitos. Al establecer objetivos, roles y planes claros del proyecto, está involucrando efectivamente a su equipo en el proceso. Eso significa asegurarse de que cada proyecto tenga un conjunto de objetivos junto con las medidas para determinar el éxito. En última instancia, estos factores sirven como una guía que controla cómo se gestionará el proyecto.
Sin embargo, es probable que cada proyecto se administre de manera diferente porque es posible que no exista un flujo de trabajo estándar o un proceso de planificación del proyecto. Como resultado, los entregables son inconsistentes ya que las tareas no siempre están claramente definidas o esperadas, se desperdicia tiempo en la configuración innecesaria de nuevos procesos para cada nuevo proyecto y es más probable que el trabajo se pierda porque la responsabilidad no está clara. No es un secreto que una de las mayores frustraciones en la gestión de múltiples proyectos es la falta de claridad en términos de funciones y responsabilidades. Es difícil hacer un seguimiento con los miembros del equipo cuando no hay claridad sobre quién es responsable de qué parte del proyecto o si una tarea está realmente completa.
Controlar su tiempo y recursos requiere que tenga un proceso estándar y confiable para administrar y rastrear múltiples proyectos. A medida que su negocio crece de un año a otro, sus procesos también crecerán y cambiarán; sin embargo, no desea que su proceso de gestión de proyectos cambie para cada proyecto. Es más eficaz tener un único flujo de trabajo que implemente para cada nuevo proyecto asignado.
2. Priorizar el trabajo
La capacidad de priorizar los proyectos y tareas en nuestro día a día es una gran habilidad que separa a los que sobresalen de los que simplemente se las arreglan. Si bien hay muchas formas de priorizar su trabajo, es importante considerar que tendrá el mayor impacto en su empresa. En pocas palabras, siempre debe concentrarse en actividades con el mayor resultado positivo potencial.
En medio de una carga de trabajo abrumadora, puede ser un desafío priorizar el trabajo y concentrarse en lo más importante. Pero aprender a priorizar sus tareas puede ahorrarle horas de tiempo al eliminar lo que no importa. Además, priorizar sus días de trabajo por adelantado le permite abordar las tareas importantes con más confianza cada mañana cuando llega a la oficina.
Todas las tareas parecen urgentes. La única forma real de resolverlos: priorizar y marcar el tiempo de sus tareas. Primero decida qué es absolutamente, positivamente, lo más importante en lo que podría trabajar hoy. Luego imagínese trabajando en eso durante uno o dos días. Ahora pregúntese si se siente razonablemente seguro de que podría hacerlo. Antes de empezar a trabajar en cualquier proyecto, recuerde que es importante enumerar primero qué es lo más importante y por qué. Esto le ayudará en gran medida a decidir dónde dedicar su tiempo. Elegir las cosas correctas en las que trabajar requiere equilibrar una amplia gama de factores, incluidos los plazos, las habilidades y la motivación personal.
A continuación, se muestran algunas formas en las que puede priorizar su carga de trabajo. Asignar proyectos a diferentes niveles de urgencia. Algunos proyectos o tareas tendrán una fecha límite inmediata, mientras que otros no. Asigne una cierta cantidad de tiempo para completar el trabajo urgente y decida cuánto tiempo puede dedicar al trabajo menos urgente.
3. Delegar parte del trabajo
Los grandes equipos no dependen de un miembro para hacer las cosas. Incluso las empresas emergentes con millones de dólares en financiación a veces no tienen los recursos para emplear a todas las personas que necesitan. Esto puede llevar a talleres de desarrollo de un solo hombre, o una sola mujer, para completar las tareas en cuestión.
Delegar el trabajo siempre ha sido un desafío para cualquier persona en un rol gerencial. Especialmente para aquellos de ustedes que dirigen un equipo virtual. En ocasiones, todos nos hemos enfrentado a proyectos que seguimos empujando al final de la lista de tareas pendientes. No parecen urgentes, pero aún deben hacerse. Esta semana me estoy enfocando en cómo delegar y algunas estrategias para hacerlo más fácil. También ejecutaré algunos pasos sencillos para comenzar. Muchos de nosotros luchamos con demasiado que hacer. Luego, nos sentimos culpables por delegar porque sentimos que nos faltan elementos clave de los proyectos. Intentemos superar este obstáculo.
Conclusión
No existe una «forma especial» de gestionar proyectos. Nunca hubo una única metodología «correcta de gestión de proyectos», aunque a muchos les gustaría pensar que sí. Independientemente, todavía es posible administrar proyectos con éxito, en todo momento. El secreto radica en ejecutar cada uno de estos pasos correctamente para realizar una gestión de proyectos exitosa.