Помогают ли приложения действительно повысить продуктивность?

Идея повышения продуктивности занимает умы людей во всем мире и практически во всех отраслях. Один из популярных способов — использовать специальное программное обеспечение, разработанное для этой цели. Действительно ли это работает, помогут ли приложения повысить продуктивность, или вам следует искать альтернативные способы более быстрого выполнения задач?

Эту статью вы также можете прочитать на других языках: английском и испанском.

Продуктивность. Что это такое и как же ее повысить?

Важно понять, что же такое продуктивность вообще и продуктивность в бизнесе. Общее определение продуктивности — это эффективность, с которой вы производите товары или услуги, рассчитываемая как отношение объема выпуска к затратам. Итак, если вы управляете фабрикой, производящей физические продукты, это будет показатель некого темпа, с которым вы можете производить, упаковывать и отправлять новые товары при всех имеющихся у вас затратах.

В других отраслях это может быть скорость, с которой вы можете обрабатывать запросы клиентов, отправлять сообщения или делать то, что вы делаете в своем бизнесе. Это ключевой фактор, определяющий доход и рост компании, потому что это скорость, с которой вы можете зарабатывать деньги.

Руководители бизнеса на протяжении всей истории пытались повысить уровень производительности. Крупные события, такие как внедрение оборудования во время промышленной революции и появление компьютеров, в прошлом вызвали гигантский скачок производительности.

В наши дни переход на удаленную работу явился одним из основных факторов, подстегнувших снова к вопросу повышения продуктивности. Удаленным командам необходимо предоставить новые способы эффективной работы и производства такого же или более высокого уровня продукции, чем если бы все они находились в одном здании.

Что за приложения для повышения продуктивности?

На самом деле никаких секретных приложений, конечно же нет. Уже давно существующие программы так или иначе затрагивают вопрос повышения продуктивности. Это все, что помогает вам выполнять свою работу быстрее и эффективнее.

Иногда приложения для повышения продуктивности разделяют на следующие категории:

• Офисные программы. Среди первых имен здесь Office 365, Google Workspace и Apple iWork. Это наборы различных инструментов, таких как текстовые редакторы, электронные таблицы и другие вещи, которые большинство компаний используют ежедневно. Идея состоит в том, что, объединяя все эти вещи вместе, вы упростите сотрудничество с коллегами.
• Приложения для управление проектами / задачами (таск-трекеры). Это пространство, где вы можете управлять своими проектами и задачами в одном месте. Хотя точные функции различаются в зависимости от приложения, которое вы используете, обычно они позволяют отслеживать задачи, просматривать календарь, общаться с командой и контролировать ее расписания.
• Программное обеспечение для учета рабочего времени (тайм-трекеры). Позволяют видеть, сколько времени было потрачено на ту или иную задачу, и контролировать, идет ли работа с ожидаемой скоростью. Вы также можете использовать такие инструменты, чтобы упростить управление заработной платой.
• Инструменты управления портфелями. Это приложения, которые похожи на такс-трекеры, но позволяют лучше управлять ассортиментом предлагаемых вами продуктов или услуг (портфелями). Это может помочь сократить время создания продукта и повысить его ценность, в то же время повысив продуктивность вашей команды.

Как конкретно приложения помогают повысить продуктивность в бизнесе?

Использование подходящего приложения может повысить продуктивность вашей компании в нескольких плоскостях.

1. Первое, на что следует обратить внимание, — это то, как оно влияет на индивидуальную продуктивность. В Интернете можно найти множество советов, которые помогут повысить личную продуктивность. Инструменты повышения продуктивности могут помочь вам по-разному, например, облегчить организацию распорядка и позволить вам сосредоточиться на том, что нужно сделать. Лучшее программное обеспечение в этой категории разработано, чтобы вы могли более эффективно выполнять повседневные задачи.
2. Продуктивность также повышается за счет того, что команды получают возможность более тесно сотрудничать, избегая необходимости переключаться между разными программами для достижения цели. Каждый в команде участвует в этом и всегда видит общую картину.
3. Конечная выгода в этом смысле ощущается в общей производительности организации. Неудивительно, что каждая команда прилагает все усилия и вносит свой вклад, поэтому это помогает компании легче достигать поставленных целей, позволяя всем в ней улучшать методы своей работы.

Распространенные мифы о продуктивности

Некоторые из распространенных мифов о продуктивности включают идею о том, что организованность лишает креативности, а внедрение системы делает ваш рабочий день слишком жестким и негибким.

С точки зрения использования программного обеспечения, возможно, самый большой миф заключается в том, что все, что вам нужно сделать, это загрузить приложение, и оно сделает всю работу за вас. Однако, чтобы получить полный спектр преимуществ от приложения и повысить продуктивность, нужно потратить некоторое время и усилия на определение своей цели, выбор правильного приложения, а затем заставить его работать на вас.

Еще один миф, о котором следует помнить, — это то, что списка дел достаточно, чтобы вы полностью были организованным. Хотя такой список может помочь вам сосредоточиться на ваших задачах на короткие периоды времени, вам нужен подходящий инструмент, который позволит вам увидеть более широкую картину.

Некоторые люди также думают, что быть занятым — значит быть продуктивным. Тем не менее, продуктивность определяется как отношение выпуска (сделанного) к затратам (вложениям). Если вы делаете так много, что устаете, и ваш выходной уровень падает, это признак того, что вы стали менее продуктивными.

Возможно, вы слышали, что выполнение задач быстрее — лучший показатель продуктивности. Тем не менее, главное здесь — хорошо выполнять задачи, а не просто быстро. Концепция Just In Time в производственных рабочих процессах говорит нам, что лучше всего выполнять задачу именно тогда, когда нужен результат, точно в срок. Делать что-то быстро — это хорошо, только если это сделано своевременно.

Kanbanchi как инструмент повышения продуктивности

Мы убедились, что правильное программное обеспечение для повышения продуктивности и правильный подход могут помочь компании и всем, кто в ней работает, быть более эффективными. Канбанчи может сыграть в этом немаловажную роль, поскольку это приложение для управления задачами и проектами дополняет Google Workspace — один из самых больших и важных наборов офисных инструментов.

Канбанчи поддержит вас в ваших стремлениях к достижению большей продуктивности на индивидуальном, командном и организационном уровне. Вы не попадетесь ни в один из cамых распространенных мифов о более продуктивной работе, поскольку сможете определить свой текущий уровень продуктивности, а затем найти новые способы его повышения.

Используя Канбанчи вместе с Google Workspace, вы получите полностью интегрированное решение, позволяющее каждому сотруднику компании работать более эффективно над любой своей задачей. Хотите вывести производительность вашей компании на новый уровень?