O que é o método Kaizen de melhoria contínua?

Kaizen é uma abordagem para organização de atividades baseada no senso comum, autodisciplina, ordem e economia. O método Kaizen é um forte contributo e uma parte importante do modelo de produção lean (exuto, do inglês).

O conceito Kaizen pode tem aplicação tanto no desenvolvimento de software lean, quanto em outros processos e empreendimentos individuais.

Melhoria contínua

A palavra “kaizen” — da qual “kai” = mudança e “zen” = bom, significa “mudança para melhor” ou simplesmente “melhoria”. Em contexto empresarial, podemos definir Kaizen como medidas para implementação de melhoria contínua dos processos. Em resumo, a metologia se centra no conceito de produtividade: produzir com o mínimo de desperdício.

Kaizen refere-se a quaiquer atividades que continuamente promovem melhoria de todas atividades e processos, involvendo todos os colaboradores, desde o CEO até os trabalhadores da linha de produção. Rotular melhorias em industriais ou negócios como “Kaizen” é uma prática comum no Japão. O mesmo se aplica para melhorias em processos como compras e logísticas, que extrapolam as barreiras da empresa e penetram a cadeia de suprimento.

Com as práticas de gestão Kaizen, uma maior prioridade é dada ao processo de fabricação, já que ele gera um impacto direto no resultado final da produção. De acordo com a filosofia Kaizen, processos imperfeitos potencialmente levam uma empresa a não atingir seus objetivos. Uma das prioridades da metodologia Kaizen centra-se em melhorar os processos internos da empresa ao invés de simplesmente colocar mais produtos no mercado, aumentando sua competitividade. Esse aspecto é chamado de Controle de Qualidade Total (TQC, do inglês).

A metodologia Kaizen hoje em dia é modelo de base para outras metodologias de melhoria. Sistema de sugestões, automação, sistema Kanban, just-in-time (no momento certo), defeito zero, manutenção produtiva total, são algumas das metodologias que se baseiam na filosofia Kaizen.

História do Kaizen

Pós segunda guerra mundial

A história do Kaizen começa após a segunda guerra mundial. Durantes os esforços japoneses para recuperação econômica pós guerra, parcialmente influenciada por empresas americanas e professores de controle de qualidade, a montadora japonesa Toyota começava a implementar círculos de controle de qualidade.

O que é círculo de controle de qualidade?

Um círculo de controle de qualidade consiste em um grupo de trabalhadores que performam uma mesma função. Esses trabalhadores se encontram regularmente para identificar, analisar e resolver problemas relacionados a sua função. Revolucionário, o conceito tornou-se bastante popular no Japão na década de 1950.

Popularização no resto do mundo

O termo Kaizen se tornou famoso mundialmente através do trabalho de Masaaki Imai. Nascido em 1930, o consultor de negócios e teórico da organização japonês fundou o Instituto Kaizen Grupo de Consultoria (KICG, em inglês) para ajudar empresas do ocidente a introduzir os conceitos, sistemas e ferramentas Kaizen. O Instituto Kaizen aplicou metodologia Kaizen e lean em praticamente todos setores de negócio ao redor do globo.

Maasaki Imai publicou dois livros fundamentais a respeito do processo de gestão de negócios. “Kaizen: O Espírito Japonês de Melhoria” (1985) e “Gemba Kaizen: Uma Abordagem de Bom Senso à Estratégia de Melhoria Contínua” (1997) popularizaram e difundiram o conceito e objetivo do Kaizen no ocidente.

Eventos Kaizen

Em seu uso moderno, o método Kaizen é usado para lidar com uma questão específica no intervalo de mais ou menos uma semana. Durando entre 2-10 dias, esse intervalo é chamado de blitz ou evento Kaizen. Os eventos Kaizen focam em atingir um melhorias impactantes em um projeto em um curto intervalo de tempo. Eles devem ter um objetivo claro e conciso e devem contar com disponibilidade imediata de recursos para atingir resultados rápidos. Dessa forma, os eventos garantem motivação e satisfação contínuas na equipe.

10 princípios da metodologia Kaizen

O método Kaizen segue 0s princípios listados abaixo:

1. Melhorar tudo continumente.
2. abolir conceitos antigos e tradicionais.
3. Não aceitar desculpas, fazer as coisas andarem.
4. dizer não ao status quo. implementar novos métodos e acreditar no seu sucesso.
5. se algo estiver errado, corrija.
6. incentive todos os colaboradores a tomarem parte na solução de problemas.
7. busque informações e opiniões de múltiplas fontes.
8. antes de tomar decisões, pergunte-se “por que” 5 vezes (técnica dos 5 porquês).
9. Seja econômico(a). poupe dinheiro através de pequenas melhorias para gastar o dinheiro poupado em novas melhorias.
10. lembre-se que não existe um limite para melhorias. nunca pare de tentar melhorar.

A metodologia Kaizen busca a perfeição através da eliminação do desperdício (Muda) no ambiente de trabalho (Gemba). O objetivo do Kaizen é a produção sem desperícios — seja de mão de obra ou de recursos materias — através do aperfeiçoamento de atividades e criação de processos estandardizados.

Os sete desperdícios (Muda)

Uma porção dos microprocessos que constituem o processo em sua totalidade (do início ao fim) não geram nenhum valor ao produto pelo qual os consumidores estão dispostos a pagar. Analisando os processos de manufatura, Taiichi Ohno identificou que passos adicionam e quais não adicionam valor ao produto final. Como resultado, ele desenvolveu uma forma melhor para empresas identificarem desperdícios com seu modelo de “sete desperdícios”. Ele incluem:

1. Atrasos, esperas ou tempo perdido em uma fila sem valor sendo agregado. Grande parte da vida individual de um produto é gasta esperando para ser processado.
2. Superprodução. Produzir mais do que o necessário geralmente leva a outros disperícios: excesso de inventário, que requer gasto de recursos em espaço de armazenamento e preservação.
3. Excesso de processamento ou de empreendimento. Ocorre quando mais trabalho é realizado em um item do que o exigido pelo cliente, ou seja, sem adição de valor.
4. Transporte. Cada vez que um produto é deslocado, existe um custo, risco de dano, perda, atraso, etc., além de não adicionar ao valor ao produto.
5. Movimentação desnecessária. Movimentação se refere a atividades de maquinário ou pessoal que pode causar danos. Aos funcionários, pode se traduzir em lesões por esforço repetitivo — LER, e para máquinas, desgaste e deterioração. Procure minimizar a movimentação utilizada na obtenção do produto final.
6. Inventário. Seja na forma de matérias-primas, trabalho em andamento ou produtos em estoque, inventário representa capital desembolçado e ainda sem retorno.
7. Defeitos. Podem representar retrabalho ou a necessidade de recomeçar o trabalho. De qualquer forma, representa um aumento de custos.

Gemba Kaizen

A palavra japonesa Gemba significa ambiente de trabalho.

Na produção lean, o conceito de Gemba consiste na visibilidade dos problemas e na ideia de que as melhores soluções vêm da do Gemba (planta de produção/chão de fábrica). A “caminhada Gemba” é uma atividade que consiste em levar a produção lean as “linhas de frente” da linha de produção.

No âmbito internacional, o termo Gemba tornou-se amplamente conhecido após publicações a respeito do sistema de gestão de qualidade da Toyota. Na prática, significa que em caso de problemas, os engenheiros devem ir até a fonte para entender a extensão do seu impacto.

O princípio japonês de tomada de decisões difere do americano, no qual as decisões a respeito do sistema de produção são normalmente tomadas de fora do ambiente produtivo.

As “regras de ouro” da gestão Gemba, chamados de 5 princípios Gemba, são os seguintes:

1. Quando uma dificuldade aparecer, vá ao ambiente de produção.
2. Cheque com gembutsu (máquinas, ferrementas, rejeitos e reclamações de clientes).
3. Tome medidas corretivas temporárias de imediato.
4. Encontre a raiz do problema. Repetir a pergunta “por que” várias vezes vai ajudá-lo a chegar a causa.
5. Padronize para pevenir recorrência de problemas.

Metodologia Kaizen em tecnologias modernas

No cenário corporativo atual, o gerenciamento de multiplos projetos simultâneos e a necessidade de uma tomada rápida de decisões são importantes realidades.

Gestores muitas vezes tentam aplicar tecnologias avançadas e caras para resolver problemas. Entretanto, muitas vezes esses problemas podem ser resolvidos através do senso comum, e abordagens mais baratas.

O método Kaizen envolve o uso de ferramentas simples, listas de controles e técnicas específicas. Ele não requer o investimento de uma quantidade grande de dinheiro ao mesmo tempo em que oferece melhorias substanciais para qualquer negócio.

Se você é um fã de tecnologias e pensa que a filosofia Kaizen é exatamente o que sua organização precisa implementar, você pode usar algumas ferramentas que ajudam nessa implementação. Kanbanchi é uma dessas ferramentas.