Le guide ultime de la gestion des tâches dans Google Workspace

*Cet article a été traduit automatiquement par Google.

On connaît tous ça. La journée de travail commence par un plan simple : trois choses importantes à accomplir. Mais voilà que l’écosystème Google s’en mêle… Super ! 

• Une tâche à accomplir arrive dans une conversation Gmail. 
• Un coéquipier vous mentionne dans un commentaire sur un document Google. 
• Votre agenda Google vous notifie une réunion qui (youpi !) comporte son propre ensemble de tâches de suivi.

À 11 h, votre liste de tâches n’est plus une liste. C’est la recette d’une très longue pause-café … d’environ cinq ans.

Si vous utilisez la gestion des tâches Google Workspace, vous savez que vous disposez déjà d’une véritable mine d’or en matière de productivité. 

Mais il y a une différence fondamentale entre disposer des outils et avoir un système. La plupart des professionnels utilisent Google Workspace comme un ensemble d’applications distinctes ; il est temps de reconnaître que les véritables gagnants sont ceux qui l’utilisent comme un moteur unifié.

Que vous soyez un travailleur indépendant qui tente de joindre les deux bouts ou un chef de projet supervisant un département de cinquante personnes, ce guide est votre feuille de route. 

Kanbanchi va explorer comment maîtriser les outils natifs que vous payez déjà, et plus important encore, comment reconnaître le moment précis où ces outils commencent à vous freiner.

Qu’est-ce que la gestion des tâches dans Google Workspace ?

En résumé, la gestion des tâches dans Google Workspace consiste à saisir, suivre et finaliser les tâches au sein de l’environnement Google Cloud.  Il ne s’agit pas d’une simple application, mais d’une combinaison performante de plusieurs, ce qui explique sa part de marché de 44 % dans le secteur des logiciels bureautiques aux États-Unis et au Royaume-Uni. 

La philosophie de Google a toujours été modulaire. 

Au lieu de vous proposer un outil de gestion de projet unique, lourd et complexe, nécessitant six mois d’apprentissage, ils fournissent des outils spécialisés, particulièrement performants dans un domaine précis. Pour maîtriser votre flux de travail, vous devez d’abord comprendre le rôle des trois principaux acteurs :

Google Tasks

Consultez et gérez efficacement vos tâches avec Google Tasks.

Voici votre poche arrière numérique. 

Il est intégré directement aux panneaux latéraux de Gmail, Drive et Agenda. Il est conçu pour les tâches rapides et ponctuelles, comme : « Appeler Sarah à 16 h » ou « Revoir le brouillon du troisième trimestre ».  

C’est l’outil ultime pour faire des listes.

Google Keep

Organisez facilement vos notes et vos rappels avec Google Keep.

Alors que Tasks est dédié aux actions, Keep est destiné aux idées. 

C’est un tableau blanc numérique. Si vous avez une tâche qui nécessite une photo, une note vocale rapide ou une liste de contrôle avec un code couleur qui ressemble plus à une idée qu’à une échéance, Keep est l’outil idéal.

Google Agenda

Voici le où et le quand. 

Dans l’écosystème Google, une tâche sans créneau horaire n’est qu’un vœu pieux. L’intégration entre Google Tasks et Agenda garantit que vos tâches ne sont pas de simples listes invisibles, mais des engagements bloqués dans votre agenda.

L’avantage de l’écosystème

La véritable magie de la gestion des tâches Google ne réside pas dans une seule application. Elle réside dans l’intégration.

• Il s’agit de la possibilité de glisser un e-mail dans le panneau latéral pour créer instantanément une tâche. 
• C’est ainsi qu’une liste de contrôle de Keep peut être exportée vers un document Google en un seul clic. 

Il faut repenser son espace de travail, qui n’est plus seulement un bureau physique, mais un réseau de données interconnecté.

Cependant, comme nous le verrons, ces fonctionnalités natives de gestion des tâches de Google Workspace ont leurs limites. Elles sont parfaites pour les particuliers, mais pour les équipes ? C’est là que les choses deviennent intéressantes.

Comparaison des outils natifs de gestion des tâches de Google Workspace

Lorsqu’on commence à s’intéresser aux fonctionnalités de gestion des tâches de Google Workspace , il est facile de se sentir dépassé. 

À première vue, Google Tasks et Google Keep semblent faire la même chose : ils permettent tous deux de créer des listes.

Mais si vous les utilisez à des fins professionnelles, choisir le mauvais outil revient à essayer de planter un clou avec un tournevis. Vous finirez peut-être par y arriver, mais le résultat sera chaotique.

Google Tasks

Google Tasks est conçu pour une seule chose : accomplir des tâches.

Il s’agit d’une liste de tâches structurée et hiérarchisée, intégrée à votre compte Gmail et à votre agenda.

Idéal pour : les échéances, les sous-tâches et les livrables spécifiques.

Avantage clé : C’est le seul outil qui bloque réellement des plages horaires dans votre journée. Lorsque vous ajoutez une date et une heure à une tâche, celle-ci occupe physiquement de l’espace dans votre agenda Google.

Google Keep

Google Keep est l’équivalent numérique des post-it collés sur votre écran. C’est un système simple, sans hiérarchie complexe, composé uniquement de fiches et d’étiquettes.

Idéal pour : le brainstorming, la prise de notes en réunion et les listes de contrôle à emporter.

Avantage clé : Prise en charge multimédia. Vous pouvez ajouter des photos, des mémos vocaux et même des dessins à une note Keep. Contrairement à Google Tasks (qui est strictement personnel), vous pouvez partager une note Keep avec un collègue pour une collaboration en temps réel.

Guide en un coup d’œil : 

La gestion des tâches la plus efficace dans Google Workspace utilise en réalité les deux dans un système hybride.

Consignez vos idées brutes et les comptes rendus de vos réunions dans Keep. Une fois ces idées transformées en actions concrètes assorties d’une échéance, déplacez-les dans la section Tâches. 

Cela permet de tout séparer et d’éviter cette sensation de se retrouver face à une liste de 50 éléments sans savoir par où commencer.

Pour en savoir plus sur Google Workspace, cliquez ici.

Maîtriser la gestion des tâches Google : conseils et astuces

Si vous vous contentez d’ouvrir la barre latérale Tâches et de taper quelques mots, vous n’utilisez qu’environ 10 % de la puissance du système. 

Le véritable atout de la gestion des tâches Google réside dans sa connectivité transparente. Elle permet de saisir les informations importantes au moment précis où elles se présentent, sans avoir à jongler entre les applications.

Voici comment transformer Google Tasks, une simple liste, en un moteur de flux de travail rationalisé.

1. Le pipeline Gmail-à-Tâche

Voici l’habitude la plus importante pour une bonne gestion des tâches dans Google Workspace : ne laissez plus vos e-mails non lus pour vous rappeler de faire quelque chose plus tard.

Astuce : Glissez-déposez un e-mail directement dans la barre latérale Tâches.

Résultat

Google crée une tâche dont le titre reprend l’objet de l’e-mail et, surtout, qui inclut un lien direct vers l’e-mail d’origine. Vous disposez ainsi du contexte et des actions à entreprendre au même endroit.

2. Transformer les documents Google en tâches à accomplir

Si vous disposez d’un forfait Business ou Enterprise éligible, vous pouvez attribuer des tâches directement dans un document Google Docs.

Astuce : Utilisez le menu « @ » ou sélectionnez du texte et cliquez sur l’icône « Tâche » dans la barre latérale.

Résultat

La tâche apparaîtra automatiquement dans la liste de tâches Google personnelle du destinataire. Lorsqu’il la cochera dans sa liste, elle sera marquée comme terminée dans le document. Fini les relances du type « Qui était censé faire ça ? ».

3. Planification par blocs de temps avec un calendrier

Une tâche sans échéance n’est guère plus qu’un rêve illusoire.  

Lorsque vous ajoutez une date et une heure à une tâche dans la barre latérale, celle-ci est automatiquement ajoutée à votre agenda Google. 

Vous pouvez même ajouter une durée à ces tâches, ce qui vous permet de bloquer physiquement les périodes de forte activité afin que vos collègues ne planifient pas de réunions pendant leurs autres sessions de travail.

4. Synchronisation mobile

L’application mobile Google Tasks est d’une simplicité trompeuse. Sa véritable force réside dans ses widgets. 

En plaçant un widget Tâches sur votre écran d’accueil, vous vous assurez que vos tâches à accomplir soient la première chose que vous voyez lorsque vous prenez votre téléphone, évitant ainsi qu’elles ne soient enfouies sous les notifications des réseaux sociaux.

Les limites des outils natifs : quand vous avez besoin de plus

Les fonctionnalités natives de gestion des tâches de Google Workspace sont idéales pour organiser sa journée. Elles sont simples, rapides et gratuites. 

Mais il arrive un moment précis, généralement juste après qu’une équipe s’agrandisse ou qu’un projet devienne plus complexe, où ces outils cessent d’être une aide et deviennent un obstacle. 

Si vous avez déjà eu l’impression de passer plus de temps à mettre à jour des listes qu’à effectuer le travail lui-même, vous avez probablement atteint un point de blocage.

Lacunes en matière de collaboration

La principale limite de la gestion des tâches Google réside dans son caractère personnel. Google Tasks est, en quelque sorte, un espace privé.

• Pas de tableaux partagés : vous ne pouvez pas partager une liste de tâches avec une équipe pour voir le travail en cours collectivement.
• Problèmes d’attribution : Bien qu’il soit possible d’attribuer des tâches dans un document Google, il n’est pas possible de consulter un tableau de bord centralisé indiquant qui fait quoi dans l’ensemble du département.
• Absence de commentaires et d’historique : Dans un contexte professionnel, les tâches doivent être documentées. Les outils natifs ne permettent pas de commenter une tâche ni de consulter l’historique des modifications.

Problèmes de grande envergure

Les outils natifs offrent une vision détaillée. Ils indiquent les prochaines étapes, mais pas leur intégration dans la stratégie globale.

• Aucune dépendance : dans un projet réel, la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. Les outils Google natifs traitent chaque tâche comme un événement isolé.
• Absence de chronologie visuelle : Bien que le calendrier affiche les dates, il ne représente pas le déroulement du projet. Il n’y a pas de diagrammes de Gantt intégrés pour vous aider à identifier les goulots d’étranglement avant qu’ils ne surviennent.
• Saisie manuelle des rapports : Vous souhaitez connaître la capacité de votre équipe ? Dans Workspace, cela implique généralement de copier manuellement les données dans une feuille Google, un processus lent, sujet aux erreurs et dont les données deviennent obsolètes une fois terminé.

Quand faut-il passer à l’action ?

Posez-vous la question suivante : mon équipe demande-t-elle constamment « Quel est l’état d’avancement de ceci ? », que ce soit sur Slack ou par e-mail ? 

Si la réponse est oui, vos outils natifs de gestion des tâches Google Workspace ont atteint leurs limites. 

Vous n’avez pas besoin de plus d’outils ; vous avez besoin d’un outil plus puissant qui se trouve dans la même maison.

Kanbanchi : le chaînon manquant pour la gestion professionnelle des tâches

Kanbanchi est une alternative avancée et intégrée à Google Tasks pour une gestion des tâches simplifiée.

Vous maîtrisez Google Tasks. Vous avez attribué des couleurs à vos notes Google Keep. 

Et pourtant, vous vous retrouvez toujours :

• Basculer entre les onglets
• Suivi des mises à jour de statut 
• Mise à jour manuelle des feuilles de calcul

C’est là que les outils personnels de Workspace atteignent leurs limites, et que Kanbanchi prend le relais.

Il s’agit du seul outil professionnel de gestion des tâches Google Workspace conçu pour fonctionner intégralement au sein de votre Google Drive, en utilisant la même infrastructure, la même sécurité et la même interface auxquelles votre équipe fait déjà confiance.

1. Visualisation du flux de travail avec Kanban

Marre de fixer des listes de cases à cocher ? Un tableau Kanban est la solution.

• Glisser-déposer : Déplacez les tâches de la section « En cours » à la section « À réviser » d’un simple glissement de doigt.
• Éléments visuels : Utilisez des étiquettes de couleur et des marqueurs de priorité pour mettre en évidence les éléments qui nécessitent une attention immédiate.
• Alignement des équipes : Contrairement à Google Tasks, les tableaux Kanbanchi sont partagés entre les équipes. Chaque membre de l’équipe voit le même tableau en temps réel, ce qui évite de nombreuses réunions inutiles.

2. Planification avec des diagrammes de Gantt

Pour ceux qui gèrent des échéanciers complexes, une liste ne suffit pas ; il faut visualiser le flux.

• Visualisation chronologique : Voyez comment chaque tâche est liée à l’échéance du projet.
• Dépendances : Créez des dépendances entre les cartes. Si la première glisse, la seconde s’ajuste automatiquement. Cette planification intelligente est une fonctionnalité que les outils Google natifs ne proposent pas.

3. Suivi du temps et analyse des données intégrés

Dans un contexte professionnel, le travail accompli ne représente que la moitié du travail. Il est également essentiel de connaître le coût.

• Minuteur intégré : les membres de l’équipe peuvent démarrer un minuteur directement sur une fiche de tâche.
• Gestion des ressources : Surveillez la charge de travail de l’équipe pour vous assurer que personne ne s’épuise pendant que d’autres sont inactifs.
• Exportation automatique des données pour l’analyse : utilisez les données exportées depuis Google Sheets pour analyser les données de votre conseil d’administration. Elles peuvent également être utilisées dans Google Looker Studio pour la création de rapports personnalisés.

4. Intégration sans tracas

Le principal obstacle à l’adoption d’un nouveau logiciel est son principal frein. Grâce à l’utilisation de votre compte Google (authentification unique), Kanbanchi vous dispense de mémoriser de nouveaux mots de passe. 

Vos tableaux de projet sont des fichiers stockés dans votre Google Drive, ce qui rend le partage aussi simple que le partage d’un document Google.

En ajoutant Kanbanchi, vous ne quittez pas Google Workspace ; vous libérez enfin tout son potentiel en tant que moteur de gestion de niveau professionnel.

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Bonnes pratiques pour la gestion des tâches d’équipe dans Google Workspace

Gérer des tâches individuelles est facile. Les gérer en groupe ? C’est là que les choses se compliquent.

Sans règles claires, votre système de gestion des tâches Google Workspace se transformera rapidement en un véritable fouillis de tâches en double et d’échéances manquées. 

Pour maintenir un environnement performant, il vous faut bien plus qu’un simple logiciel : une culture de productivité partagée est indispensable. Voici comment les équipes les plus efficaces au monde restent synchronisées.

1. Établir un espace de travail unique

La plus grande erreur que commettent les équipes est de répartir les tâches entre Gmail, Chat et Sheets sans disposer d’un outil principal.

Règle clé : Déterminez où se trouvent toutes vos tâches. Si elles ne figurent pas sur le tableau Kanbanchi partagé ou dans la liste de tâches de l’espace de discussion désigné, elles n’existent pas.

Principal avantage 

Cela évite les conversations du type « Je croyais que tu t’en occupais ». Chacun sait exactement où trouver sa prochaine priorité.

2. Normaliser la dénomination 

Une tâche intitulée « Mettre à jour le fichier » est inutile pour une équipe. Dans six mois, personne ne saura de quel fichier il s’agit ni en quoi consistait la mise à jour.

Règle clé : Utilisez la formule [Action] + [Projet] + [Détail]. Par conséquent, au lieu de « Rapport », utilisez « Analyse » : Dépenses marketing du T3 – Brouillon v1.

Principal avantage

L’utilisation d’étiquettes cohérentes (par exemple, #Urgent, #Interne, #RelationClient) permet à votre équipe de filtrer sa vue en quelques secondes.

3. Déplacez tout vers des lecteurs partagés

La gestion individuelle des tâches échoue souvent car les fichiers de support sont verrouillés dans un espace personnel nommé « Mon Drive ».

Règle clé : Hébergez toujours les pièces jointes aux tâches liées au projet dans un Google Drive partagé.

Principal avantage

Sur un lecteur partagé, les fichiers appartiennent à l’organisation, et non à l’individu. Si un membre de l’équipe quitte l’entreprise ou est en vacances, la tâche reste réalisable car les données sont accessibles à toute l’équipe.

4. Opter par défaut pour la transparence publique

Le travail en silos est un fléau silencieux pour la productivité. Lorsque les tâches sont cloisonnées, elles se chevauchent.

Règle clé : Rendez vos tableaux de projet et vos listes de tâches visibles pour votre équipe.

Principal avantage

Lorsqu’une personne a une charge de travail légère, elle peut spontanément prendre en charge une tâche d’un collègue débordé. La transparence favorise une culture d’entraide plutôt que la simple survie individuelle.

5. Planifier des contrôles de cohérence hebdomadaires

Même les meilleurs systèmes de gestion des tâches Google nécessitent une supervision humaine.

Règle clé : Organisez une réunion hebdomadaire de 15 minutes. Passez en revue la colonne « En cours ». Y a-t-il des points bloqués ? Les échéances sont-elles réalistes ?

Principal avantage

Afin de garantir que l’outil numérique corresponde aux capacités réelles de l’équipe.

Qu’attendez-vous ? Passez à Kanbanchi pour bénéficier du meilleur logiciel de gestion des tâches pour votre PME. 

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FAQ : À propos de la gestion des tâches Google Workspace

Vous avez d’autres questions ? Consultez notre FAQ. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question spécifique. 

Google Workspace possède-t-il un gestionnaire de tâches intégré ? 

Oui, Google Workspace propose Google Tasks comme gestionnaire de tâches principal intégré. Il est accessible depuis le panneau latéral de Gmail, Agenda, Drive et Google Docs. Pour une prise de notes et des listes de tâches plus visuelles, Google Keep peut également servir d’outil de gestion de tâches simple d’utilisation.

Comment puis-je attribuer des tâches à d’autres personnes dans Google Workspace ? 

Vous pouvez attribuer des tâches nativement en utilisant la fonctionnalité de mention @ dans un document Google Docs ou en créant une tâche dans un espace dans Google Chat. 

Cependant, pour une répartition complète des tâches au sein d’une équipe sur un tableau de projet, vous aurez besoin d’un outil dédié comme Kanbanchi, qui permet d’attribuer plusieurs tâches et de suivre la charge de travail.

Quelle est la différence entre Google Tasks et Google Keep ? 

Considérez Google Tasks comme votre liste de tâches et Google Keep comme votre carnet de notes numérique. 

Tasks est plus adapté aux échéances précises et à l’intégration du calendrier, tandis que Keep est supérieur pour le brainstorming, la capture d’images et la prise de notes collaborative.

Puis-je voir mes tâches sur mon agenda Google ? 

Oui. Toute tâche enregistrée dans Google Tasks et ayant une date et une heure définies apparaîtra automatiquement dans votre Google Agenda.

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