O que é Sistema Kanban?

Quase qualquer livro sobre produtividade, não importa se sobre a vida pessoal ou pessoal, vai procurar ensinar-lhe como fazer mais coisas em menos tempo. Esse é um bom objetivo, mas ele não deveria ser o único. A forma como as coisas são feitas também importa. Se você não quiser ter que escolher entre qualidade e quantidade, o Sistema Kanban vai te ensinar a combiná-las.

O que é Kanban?

Kanban é um popular sistema visual, ótimo para gerenciar o trabalho enquanto seu processo avança. O Kanban ajuda a visualizar tanto o fluxo de trabalho quanto a situação atual do trabalho. Ele proporciona uma oportunidade de identificar possíveis gargalos e organizar seus processos. Dessa forma, o trabalho flui através deles de forma mais eficiente e com capacidade e velocidade aumentadas.

O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido na década de 1940 por Taiichi Ohno. Este destacado executivo criou o sistema de planejamento para seu empregador, a montadora Toyota. O objetivo do sistema era administrar e controlar o trabalho e o inventário em cada etapa do processo de produção de forma otimizada. Com este sistema a Toyota alcançou um alto nível de produção ao mesmo tempo em que integrava melhorias tanto nos métodos quanto nos produtos. Geralmente falando, o objetivo do Kanban é facilitar a produção enxuta e just-in-time. Outro objeto do Kanban é uma maior transparência no processo de produção.

Com o passar do tempo o Kanban se tornou uma forma eficiente de gestão em uma variedade de sistemas de produção. Hoje em dia ele é frequentemente utilizado em Marketing e Vendas, Recrutamento, Compras, Pessoal, TI/Operações, Desenvolvimento de Software, etc. Você pode ter certeza – a utilização desse sistema de planejamento trará melhorias graduais para o que quer que você faça. Praticamente qualquer negócio e função comercial pode se beneficiar do Conceito Kanban.

O conceito

O Kanban é um método evolutivo e não disruptivo. Significa que você segue usando o processo existente e o aperfeiçoa em passo a passo. A implementação de muitas pequenas mudanças (em vez de uma grande) reduz o risco para todo o sistema de trabalho. A abordagem evolucionária do método Kanban ajuda a baixar ou eliminar a resistência das equipes e de outras partes interessadas envolvidas às mudanças.

O primeiro passo a ser dado na implementação do sistema Kanban é analisar seu fluxo de trabalho. Isto deve ser feito na forma de um quadro Kanban, que é apenas um simples quadro branco com cartões ou notas adesivas para tarefas. Todo o método foi nomeado em homenagem a este quadro porque “Kanban” é traduzido do japonês como “outdoor” ou “painel”. O modelo clássico de quadro Kanban tem três colunas: “To Do” (A fazer), “Doing” (Fazendo), “Done” (Feito).

Esta simples visualização, por si só, dá uma grande transparência em relação à distribuição do trabalho e também quanto a possíveis gargalos que possam existir. Naturalmente, os quadros Kanban podem mostrar fluxos de trabalho muito mais complicados e elaborados se necessário.

Cartões Kanban

Quando tarefas começam, os respectivos cartões devem ser movidos devem ser movidos da coluna “A fazer” para a coluna “Fazendo”. Quando um dos processos tiver sido concluído, o seu cartão é movido para a coluna “Feito”, indicando que a tarefa está encerrada.

Para obter os melhores resultados, você deve certificar-se de que os cartões fluem pelo seu sistema da maneira mais uniforme possível, sem demoras prolongadas ou paralisações. Tudo o que interfere com o fluxo precisa ser examinado de forma crítica e aperfeiçoado. Isso lhe ajudará a acelerar drasticamente seus processos de entrega. Ao mesmo tempo, haverá uma redução na duração de processos cíclicos e uma melhora na qualidade de seus produtos ou serviços, obtendo um feedback mais rápido de seus clientes.

Limites de Trabalho em Andamento

Os profissionais de trabalho intelectual são propensos ao multi-tasking. Outro aspecto muito importante do Kanban é ajudar a reduzir essa prática. Em vez disso, o sistema incentiva a limitação do Trabalho em Andamento (WIP, do inglês “Work-in-Progress”). Os limites definidos em cada etapa do fluxo de trabalho em um quadro farão com que os membros da equipe terminem o trabalho em mãos e só então executem a próxima parte do trabalho.

Kanban Online

Atualmente os cartões e painéis Kanban de qualquer tipo são incrivelmente populares. Ao longo dos anos, o sistema assumiu outras variações que o tornam mais adequado para diferentes organizações. Por exemplo, um número crescente de empresas tem criado sistemas Kanban online que ajudam a acompanhar as etapas do processo sem cartões de papel e painéis físicos. O Kanbanchi suporta o sistema Kanban e o torna facilmente acessível online.